دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار میکند ؟

دستگاه های حضور و غیاب بخشی اساسی در شرکتهای مختلف هستند. این دستگاه‌ها به اشکال مختلفی مانند کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و … مورد استفاده قرار می‌گیرند. به کارگیری دستگاه‌های ساعت زنی حتی در کسب و کارهای کوچک و با تعداد پرسنل کم نیز توصیه می‌شود.

 

 

 

دستگاه حضور و غیاب چیست ؟

دستگاه حضور و غیاب که با نام‌های دستگاه ساعت زنی، دستگاه ثبت ورود و خروج و ساعت حضور و غیاب نیز شناخته می‌شود، یک دستگاه الکترونیکی است که به طرق مختلف، ورود و خروج کارکنان را ثبت و در حافظه خود ذخیره می‌کند. این اطلاعات برای محاسبه کارکرد پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع دستگاه حضور غیاب بخشی از سیستم حضور و غیاب است که در کنار یک نرم‌افزار اطلاعات ورود و خروج پرسنل را جمع‌آوری کرده و پس از انجام پردازش‌های لازم، گزارشات کاربردی در اختیار ما قرار می‌دهد.

دستگاه‌های ساعت زنی در انواع مختلفی تولید و عرضه می‌شوند، اما مهمترین انواع آن (روش‌های ثبت تردد) به شرح زیر می‌باشد.

• کارت
• اثر انگشت
• تشخیص چهره
• تشخیص عنبیه
• اسکن کف دست

هر دستگاه ورود و خروج می‌تواند از یک یا چند روش ذکر شده برای ثبت تردد پرسنل استفاده کند.

اجزای دستگاه حضور غیاب

دستگاه حضور و غیاب از قطعات و اجزای مختلفی تشکیل شده است. در این بخش با قطعات اصلی دستگاه ساعت زنی اداری آشنا می شویم.

 

 

دستگاه حضور غیاب چگونه کار میکند؟

مراح کار با دستگاه حضور و غیاب به شرح زیر است:

1. انجام تنظیمات مورد نیاز بر روی دستگاه در ابتدای کار
2. معرفی کاربران بر روی دستگاه ساعت زنی (ثبت نام اولیه)
3. ثبت تردد بر روی دستگاه از طریق کارت، اثر انگشت، چهره و …
4. فراخوانی یا دریافت اطلاعات دستگاه و انتقال آن به نرم‌افزار حضور غیاب

انجام تنظیمات و معرفی کاربران

اولین مرحله از نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب این است که بتوانیم تنظیمات اولیه را انجام داده و کاربران را بر روی دستگاه معرفی کنیم.

• برای شروع کار با دستگاه، ابتدا باید از درست بودن تنظیمات آن، مطمئن باشید. اولین کار این است که ببینید آیا تاریخ و ساعت سیستم درست است یا نه و در صورت نیاز آن را تنظیم کنید.
• یکی از مهمترین کارهایی که باید قبل از شروع کار با دستگاه حضور و غیاب انجام دهید، این است که یک کاربر مدیر بر روی آن تعریف کنید، تا افراد متفرقه و کاربران دیگر، به منو و تنظیمات دستگاه دسترسی نداشته باشند.
• قبل از معرفی کاربران بر روی دستگاه ورود/خروج، ابتدا لیست پرسنل را تهیه کرده و به هر کدام، یک شماره شناسایی (شماره پرسنلی) اختصاص دهید.
• حالا نوبت به معرفی کاربران بر روی دستگاه می‌رسد. با ورود به منو و در بخش کاربران، گزینه کاربر جدید را انتخاب کنید. سپس روشی که می‌خواهید ترددها را شناسایی کنید را انتخاب کنید (کارت، انگشت، چهره و ….). شماره کاربران را یک به یک وارد کرده و کارت، انگشت یا چهره آنها را مطابق با راهنمای دستگاه، تعریف کنید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر راجع به انجام تنظیمات دستگاه و معرفی کاربران، به بخش تنظیمات دستگاه حضور و غیاب مراجعه نمائید.

معرفی کاربران و ثبت تردد بر روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چگونه کار میکند ؟

برای اینکه بر از شناسه‌های بیومتریک بر روی دستگاه ساعت زنی استفاده کنید، باید ابتدا آنها را بر روی دستگاه تعریف کنید که به این کار اصطلاحاً ثبت نام کاربر یا Enrollment نیز می‌گویند. برای اینکار کاربران باید انگشت خود را بر روی سنسور قرار دهند و یا روبروی دوربین تشخیص چهره بایستند. مراحل ثبت نام شناسه بیومتریک به این ترتیب است:

• اسکن انگشت یا چهره توسط سنسور اثر انگشت یا دوربین تشخیص چهره
• استخراج ویژگی‌های منحصر به فرد عضو بیومتریک (انگشت، چهره)
• تبدیل ویژگی‌های استخراج شده به کد و الگو
• ذخیره سازی الگو‌ها در حافظه سیستم بیومتریک

کارکنان در زمان ورود و خروج، انگشت یا چهره خود را که از قبل بر روی سیستم تعریف شده است، به دستگاه نشان می‌دهند و در صورت تطابق با الگوهای ذخیره شده، تردد آنها ثبت می‌شود.

• اولین مرحله در ثبت تردد در دستگاه بیومتریک این است که شناسه بیومتریک (اثر انگشت، چهره و ) شما توسط سنسور یا دوربین اسکن شود.
• بعد از اخذ تصویر، ویژگی‌های شناسه بیومتریک شما توسط نرم‌افزار داخلی سیستم بیومتریک استخراج می‌شود.
• ویژگی‌های استخراج شده با الگوهای موجود در حافظه سیستم مقایسه می‌شود.
• در صورت پیدا کردن الگوی مشابه، عمل تطبیق انجام شده و تردد ثبت  می‌شود.

ما یک بخش دیگر با عنوان نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی آماده کرده‌ایم، که در صورت تمایل می‌توانید آن بخش را نیز ببینید.

نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به منظور فراخوانی و انتقال اطلاعات ورود و خروج ثبت شده بر روی دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب و گزارش گیری انجام می‌شود. هر دستگاه حافظه مشخصی برای ذخیره سازی داده‌های تردد دارد و باید در فواصل زمانی معینی تخلیه شود.

ورود و خروج‌های کارکنان در حافظه دستگاه حضور غیاب ثبت و ذخیره می‌شود و هر دستگاه ظرفیت مشخصی برای ذخیره سازی اطلاعات دارد. این اطلاعات باید به نحوی به نرم‌افزار حضور و غیاب منتقل شود، تا آنجا بتوانیم گزارشات مورد نظر را تهیه کنیم.

بنابراین نیاز است که ارتباط بین دستگاه و کامپیوتر (نرم‌افزار حضور غیاب) بر قرار شود. این ارتباط از طریق درگاه‌ها (پورت‌های) مختلفی مانند شبکه سیمی (Lan)، وای‌فای، Usb، Rs232 و … انجام می‌شود. پس از برقرار ارتباط از طریق هر یک از روشهای موجود، اطلاعات دستگاه به کامپیوتر و نرم افزار حضور و غیاب منتقل می‌شود و در آنجا پس از انجام اصلاحات لازم از جمله حذف ترددهای تکراری، ثبت ترددهای فراموش شده، ثبت ماموریت و مرخصی و …، گزارشات مورد نظر را تهیه کرده و در اختیار مدیریت یا مسئول مربوطه قرار می‌دهیم.

در دو ویدئوی زیر نمونه هایی از نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را مشاهده خواهید کرد.