تنظیم ساعت و سایر تنظیمات دستگاه حضور غیاب

مهمترین تنظیمات دستگاه حضور و غیاب شامل تنظیم ساعت، تاریخ و تنظیمات ارتباطی دستگاه است. برای انجام به اینکارها باید به منوی دستگاه دسترسی داشته باشید و وارد بخش تنظیمات سیستم شوید. در ادامه به طور کامل با هر یک از موضوعات مرتبط با این بحث آشنا خواهیم شد.

نحوه تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب

یکی از بخش‌های مهم بر روی دستگاه حضور و غیاب، تنظیم تاریخ و ساعت آن است. در واقع اگر تاریخ و ساعت دستگاه درست نباشد، ساعت ورود و خروج ها به درستی ثبت نشده و عملاً کارایی خاصی برای ما نخواهد داشت. برای همین توصیه می شود که هر از چند گاهی تاریخ و ساعت دستگاه خود را چک کنید و اگر احیاناً درست نبود، بلافاصله آن را تنظیم کنید.

سوال : تاریخ یا ساعت دستگاه حضور و غیاب بعد از تنظیم و به صورت مستمر تغییر می کند. مشکل از کجاست ؟
جواب : در مورد تغییر مستمر ساعت دستگاه، می توان دو مورد مهم را بررسی کرد.
1. ممکن است باتری یا RTC مخصوص نگهداری زمان که بر روی برد اصلی قرار دارد، مشکل داشته باشد و باید تعویض گردد. (اینکار باید توسط شرکت پشتیبان انجام شود.)
2. برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب که به صورت شبکه‌ای با سرور در ارتباط هستند، برخی از تنظیماتشان از جمله تاریخ ساعت آن‌ها به صورت مستمر با تنظیمات سرور ست می‌شود. اگر احیاناً تاریخ یا ساعت سرور اشتباه باشد، تاریخ و ساعت دستگاه هم اشتباه تنظیم خواهد شد. اگر این پارامترها را به صورت دستی هم درست کنید، مجدداً تنظیمات از روی سرور اعمال شده و مجدداً به هم خواهد ریخت. در این مورد باید مشکل تنظیمات سرور حل شود.
سوال : برای زمانهایی که ساعت رسمی کشور (ابتدای پائیز و بهار) تغییر می کند، آیا باید کاری انجام دهیم؟
همانطور که می دانید ساعت رسمی کشور هر سال در ساعت ۲۴ روز اول فروردین یک ساعت به جلو کشیده شده و در ساعت ۲۴ روز سی‌ام شهریور به حالت قبل برگردانده می‌شود. بیشتر دستگاه‌های ساعت زنی یک قابلیت به نام Daylight Saving دارند که به صورت خودکار ساعت دستگاه حضور و غیاب را در زمان‌های یاد شده تنظیم می‌کند. اما اگر دستگاه شما چنین قابلیتی ندارد. باید پس از تغییر ساعت رسمی کشور و قبل از اینکه پرسنل تردد خود را ثبت کنند، ساعت دستگاه را به صورت دستی تنظیم کنید.

سوال : تاریخ و ساعت دستگاه حضور و غیاب را چطور تنظیم کنیم ؟
جواب :
1. در بعضی از شرکتها تنظیمات مرتبط با تاریخ و ساعت دستگاه به صورت اتوماتیک از روی سرور تنظیم می شود و نیازی نیست شما کاری انجام دهید. (ارتباط شبکه)
2. راهکار دوم، تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب از طریق نرم افزار حضور و غیاب یا نرم افزارهای واسطی که از طرف شرکت فروشنده در اختیار شما قرار داده است، انجام می شود. از طریق نرم افزار به دستگاه وصل شده و در کادر مربوطه تاریخ و ساعت درست را تنظیم می کنید.
3. راهکار سوم تنظیم دستی از طریق منوهای موجود بر روی دستگاه است. برای اینکار باید از طریق تنظیمات (Setting) به بخش تنظیم تاریخ و ساعت (Date and Time) بروید و زمان را وارد کرده و در نهایت کلید تأیید (Ok) را فشار دهید.

تنظیمات مربوط به تاریخ و ساعت بسیار ساده است و در تمامی دستگاه‌های ساعت زنی تقریباً مشابه هم است. به طور مثال یکی از شرکتها راهنمای تنظیمات دستگاههای خود را به صورت متمرکز در یک بخش توضیح داده است.

برای تنظیم زبان دستگاه ساعت زنی نیز می توانید به منوی مربوطه (زبان یا Language) رفته و زبان مورد نظر را انتخاب نمائید.

تنظیمات ارتباطی دستگاه حضور و غیاب

برای برقراری ارتباط با دستگاه ساعت زنی و تبادل اطلاعات با آن، علاوه بر اینکه باید ارتباط فیزیکی (اتصال کابل) برقرار باشد، باید تنظیماتی بر روی دستگاه حضور و غیاب انجام دهید. در ارتباط Usb (از طریق کابل یا فلش) معمولاً نیازی به انجام تنظیمات نیست. تنظیمات برقراری ارتباط از طریق سریال (Rs232) نیز چندان پیچیده نیست. در این مورد هم معمولاً نیازی به انجام کاری ندارید. گاهی نیاز است که بر روی بعضی از دستگاه‌ها، شماره پورت سریال که معمولا Com1 است و در بعضی از موارد بادریت دستگاه را ست شود.
پیچیده ترین تنظیمات ارتباطی مربوط به ارتباط شبکه است. مهمترین پارامترهای ارتباطی عبارتند از IpAddress، Subnet Mask، Gatewaye و شماره پورت نرم افزاری. این تنظیمات می تواند به صورت دستی یا اتوماتیک بر روی دستگاه ست شود. در تصویر زیر تنظیمات دستی شبکه بر روی دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر را مشاهده می کنید.

ما در یک مقاله جداگانه راجع به پورت‌های ارتباطی و ارتباط با دستگاه حضور و غیاب صحبت کرده ایم. اگه دوست داشتید، اون پست را هم ببنید.

نکته بسیار مهم : بر روی تمامی دستگاه‌های حضور و غیاب، بخشی به نام منو (Menu) وجود دارد که تنظیمات و پارامترهای مختلف دستگاه از طریق گزینه‌های موجود در این بخش انجام می گیرد. بنابراین بسیار مهم است که افراد غیر مجاز و متفرقه به این منوها دسترسی نداشته باشند. بنابراین توصیه می شود که دستگاه در مکانی نصب گردد در دید مستقیم پرسنل حراست و نگهبان باشد. اما نکته مهم تر این که باید یک رمز برای ورود به منوها تعریف کنید تا هر شخصی نتواند به پارامترهای این بخش دسترسی داشته باشد.
تعریف رمز به این صورت است که شما یک کاربر مدیر (Manage یا Super User) بر روی دستگاه تعریف می کنید. این کاربر می تواند از طریق ورود رمز یا شناسایی اثر انگشت یا چهره خود به منوهای دستگاه دسترسی داشته باشد.
توجه : تعریف کاربر مدیر هیچ تفاوتی با کاربران عادی ندارد. تنها نوع کاربر را باید مدیر  انتخاب کنید.

مدیر یا متصدی حضور و غیاب باید در نگهداری رمز عبور دستگاه کوشا باشد و آن را در اختیار افراد دیگر قرار ندهد. در صورت فراموشی رمز شاید نیاز باشد که بازیابی رمز دستگاه حضور و غیاب یا ریست فکتوری دستگاه حضور و غیاب انجام شود.

سایر تنظیمات کاربردی

علاوه بر پارامترهایی که گفتیم، بر روی بعضی از دستگاهها، یک سری تنظیمات دیگر هم وجود دارد. اینجا با چند پارامتر کاربردی که بر روی بعضی از دستگاه‌های ساعت زنی وجود داد آشنا می شویم.

فرجه ورود یا زمان تأخیر : کاربران حضور و غیاب می دانند که بر روی نرم افزار حضور و غیاب امکانی برای تعریف فرجه یا تأخیر در ورود کارکنان وجود دارد که با مشخصی کردن مدت زمان خاصی مثلا 5 یا 10 دقیقه، به پرسنل اجازه داده می شود تا 5 تا 10 دقیقه دیرتر در محل کار حاضر شوند. این امکان بر روی بعضی از دستگاه‌ها نیز وجود دارد که می توانید بر حسب نیاز خود آن را تنظیم کنید.

فرجه یا زمان خروج : این گزینه همان فرجه مدت زمان در نظر گرفته شده برای تعجیل در خروج پرسنل است که بر روی نرم افزارهای حضور و غیاب نیز وجود دارد و به کارکان اجازه می دهد، زودتر از اتمام ساعت کاری از محل کار خارج شوند.

تأیید مجدد : گاهی پیش می آید که پرسنل در زمان ورود یا خروج خود به اشتباه دو یا چند بار ورود یا خروج خود را ثبت می کنند. شما می توانید مدت زمانی را تعیین کنید تا در آن بازه زمانی، فقط یک تردد برای هر پرسنل بر روی دستگاه حضورغیاب ثبت و ذخیره شود.

اطلاعات سیستم : این بخش اطلاعاتی راجع به مشخصات و همچنین میزان استفاده از حافظه دستگاه حضور و غیاب (ظرفیت و میزان ثبت کاربر، مدیر، اثر انگشت، کارت، پسورد و ترددها) در اختیار شما قرار می دهد.

نوشته‌های مرتبط : راهنمای دستگاه حضور و غیاب ZKteco  | نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب انگشتی