نحوه خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور غیاب یک دستگاه الکترونیکی دارای حافظه است که ورود و خروج‌ها را ثبت می‌کند، اما گزارش خاصی به شما ارائه نمی‌دهد. (البته تعداد از دستگاه‌ها هستند، که امکان گزارشات محدودی در اختیار شمار قرار می‌دهند.) شما برای گزارش گیری کامل، به یک نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارید. در این بخش درباره نحوه خروجی گرفتن و تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب و گزارش گیری در محیط نرم افزار اطلاعاتی را ارائه می‌دهیم.

به طور کلی نحوه خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب شامل مراحل زیر است :

1. اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر
2. تخلیه یا فراخوانی اطلاعات در نرم افزار
3. ویرایش اطلاعات ناقص
4. گزارش گیری یا خروجی گرفتن از اطلاعات حضور غیاب

1. اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر

برای اتصال دستگاه حضور غیاب به کامپیوتر از درگاه‌های ارتباطی یا پورت استفاده می‌شود. در حال حاضر مهمترین روشهای ارتباطی بین کامپیوتر و دستگاه ساعت زنی عبارتند از : شبکه سیمی، شبکه بی‌سیم یا wifi، پورت USB (به دو روش اتصال مستقیم کابل و فلش مموری)، پورت Rs232 یا Com port. ارتباط از طریق درگاه usb و Rs232 بسیار ساده است و معمولاً نیازی به تنظیمات خاصی ندارد. اما برای دریافت اطلاعات از طریق شبکه باید تنظیمات آن را انجام دهید.

ما در یک بخش دیگر به صورت مفصل این بخش را توضیح داده‌ایم. برای مشاهده توضیحات بیشتر به بخش اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر مراجعه نمائید.

2. فراخوانی یا تخلیه اطلاعات دستگاه حضور غیاب

پس از اینکه ارتباط فیزیکی و تنظیمات انجام شد، مرحله فراخوانی اطلاعات از دستگاه به نرم افزار فرا می‌رسد. اگر از فلش مموری استفاده می‌کنید، کافی است فلش را به پورت usb دستگاه حضور غیاب متصل کنید و از طریق منوها در بخش اطلاعات، گزینه فراخوانی داده‌ها را انتخاب کنید تا به سرعت داده‌های موجود بر روی دستگاه بر روی فلش مموری کپی شود.

پس از کپی اطلاعات بر روی فلش مموری، آن را به پورت usb کامپیوتر متصل کنید و در بخش دریافت اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات فلش را فراخوانی نمایید(فراخوانی داده‌ها از فایل). به این ترتیب اطلاعات ورود و خروج در دیتابیس نرم‌افزار ذخیره می‌شود.

اگر از روش‌های دریافت مستقیم اطلاعات مانند کابل شبکه، کابل usb یا wifi استفاده می‌کنید، ابتدا باید دستگاه‌های ساعت زنی را در بخش معرفی دستگاه تعریف کنید(نام دستگاه، درگاه ارتباطی و …). در زمان دریافت اطلاعات کافی است، بر روی دکمه فراخوانی داده‌ها از دستگاه کلیک کنید.

اگر دستگاه شما امکان تخلیه اتوماتیک و آنلاین دارد، می‌توانید در بخش دریافت اتوماتیک، تنظیمات و زمان‌های دریافت اطلاعات را ثبت کنید، تا عمل تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به صورت اتوماتیک صورت گیرد. (تخلیه اتوماتیک در بستر شبکه امکانپذیر است.)

3. ویرایش اطلاعات

بسیار اتفاق می‌افتد که تردد پرسنل در یک روز ناقص باشد. به طور مثال یک نفر فراموش می‌کند که ورود یا خروج خود را بر روی دستگاه ساعت زنی ثبت کند و یا به دلیل مشکل دستگاه و یا مشکل اثر انگشت و چهره، تردد او بر روی دستگاه ثبت نمی‌شود. یا برخی مواقع پرسنل به اشتباه برای ورود یا خروج، 2 تردد ثبت می‌کنند. این موارد قابل اصلاح است و باید قبل از گزارش گیری حتماً نواقص موجود را در بخش ویرایش اطلاعات، اصلاح کنید.

در ضمن مواردی مانند ماموریت و مرخصی روزانه نیز باید در نرم افزار ثبت شود. بعد از انجام همه این موارد، نرم افزار آماده گزارش گیری است.

4. گزارش گیری یا تهیه فایل خروجی از نرم افزار حضور و غیاب

خروجی گرفتن از نرم افزار حضور و غیاب به دو شکل است. شما می‌توانید گزارشات متنوعی از نرم افزار تهیه کرده و بر روی صفحه مانیتور مشاهده کنید و یا آن را چاپ کنید. برخی از نرم‌افزارهای امکان خروجی اکسل یا pdf از گزارشات را دارند.

در روش دیگر شما نیاز دارید که اطلاعات خروجی نرم افزار حضور غیاب را در یک سیستم دیگر مانند نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده نمائید. این امکان نیز بر روی بیشتر نرم‌افزارها وجود دارد.

• در حال حاضر بیشتر نرم افزارهای حضور و غیاب، بخش حقوق و دستمزد نیز دارند و نیازی به خروجی گرفتن نیست. پس از انجام همه اصلاحات و انجام پردازش‌های لازم، اطلاعات بخش حضور غیاب در بخش حقوق و دستمزد نیز قابل دسترسی است و شما می‌توانید از آن برای محاسبه دستمزد کارکنان استفاده نمائید.

• اگر شما از یک سیستم حقوق و دستمزد جداگانه استفاده می‌کنید، در اینصورت باید نرم افزار حضور غیاب یک فایل خروجی (معمولاً با فرمت txt) و با فرمت اطلاعات سازگار با آن برنامه مقصد در اختیار شما قرار دهد که این مورد هم معمولاً به صورت سفارشی سازی امکانپذیر است.