بهترین روش حضور و غیاب در ادارات، شرکت‌ها و مدارس

چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که کارکنان به موقع و در شیفت‌های مرتبط با خود در محل کار حاضر می‌شوند؟ یا  چطور می‌توانیم در مدرسه حضور غیاب دانش آموزان را انجام دهیم؟ روش های مختلفی وجود دارد که می‌توان از آن‌ها برای نظارت بر حضور و غیاب در شرکت‌های مختلف و مدارس استفاده کرد. از ثبت کاغذی تا استفاده از سیستم‌های پیشرفته مانند دستگاه ساعت زنی جدید. در این بخش این راهکارها را معرفی خواهیم کرد.

اگر بخواهیم به طور خلاصه بهترین روش حضور و غیاب پرسنل یا دانش آموزان مدرسه را معرفی کنیم، می‌توان به موارد زیر اشاره نمائیم:

• دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
• دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
• حضور و غیاب با موبایل

انواع مختلفی از سیستم های مدیریت حضور و غیاب وجود دارد. برخی مبتنی بر وب، برخی مبتنی بر دسکتاپ و برخی مبتنی بر موبایل هستند. این سیستم‌ها بسته به ویژگی‌های مورد نیاز شامل نسخه ساده تا پیچیده هستند.

ردیابی حضور و غیاب کارمندان برای مدیریت برنامه‌های شیفت، نظارت و گزارش غیبت ها، پیگیری درخواست های مرخصی و پیگیری وقت شناسی عمومی‌کارکنان مفید است.

بیایید نگاهی بیندازیم به روش های مختلفی که امروز می‌توانید این کار را با آنها انجام دهید! آماده شوید تا در ردیابی حضور و غیاب کارکنان خود به یک حرفه‌ای تبدیل شوید.

روش های حضور غیاب در مدارس

در گذشته معلم از لیست حضور غیاب دفتری برای اطمینان از حاضر بودن دانش آموزان سر کلاس استفاده می‌کرد. به این صورت که اسم هر دانش آموز را صدا می‌کرد و دانش آموز با بلند کردن دست یا گفتن حاضر، اعلام حضور می‌کرد. اما اکنون روش های بسیار پیشرفته‌ای برای اینکار وجود دارد.

اگر بخواهیم راهکارهای ثبت حضور در مدرسه را مرور کنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره نمائیم :

• لیست حضور و غیاب دفتری
• استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی
• استفاده از دستگاه های حضور و غیاب دیجیتالی شامل دستگاه های کارتی، انگشتی و تشخیص چهره

روش‌ های حضور و غیاب پرسنل

ردیابی حضور و غیاب فراتر از پیگیری کارمندان است، بلکه در مورد بهینه سازی زمان، نگهداری سوابق دقیق و اطمینان از دستیابی کارکنان به تعادل بین کار و زندگی است. ما دو راهکار را به عنوان بهترین روش حضور و غیاب کارکنان به شما معرفی می‌کنیم.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک شامل سیستم‌های اثر انگشتی یا تشخیص چهره بسیار دقیق و امن هستند و به بهترین نحو می‌توانند ورود و خروج پرسنل را ثبت و ذخیره کنند.
به دلیل اینکه این سیستم‌ها از مشخصات منحصر به فرد انسانی برای احراز هویت و ثبت تردد استفاده می‌کنند، امکان دستکاری و تقلب در آنها وجود ندارد.

این دستگاه‌ها با انواع نرم افزارهای پیشرفته ویندوزی و تحت وب ارائه می‌شوند و توانایی ارائه انواع گزارشات را به شما دارند.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

یکی از بهترین روش ها برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان از طریق نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است که تمام نیازهای حضور و غیاب و زمان بندی شما را برآورده می‌کند. اکثر این نرم‌افزارها به پرسنل اجازه می‌دهند تا از طریق برنامه‌های موجود در تلفن همراه خود، که عموماً شامل GPS و تأیید عکس و شناسه می‌شود، وارد و خارج شوند.
با این نرم افزارها می‌توان زمان واقعی ورود و خروج را مشاهده کرد. در ضمن این روش تأیید برگه‌های زمانی، درخواست‌های مرخصی روزانه و ساعتی و تعویض شیفت را بسیار آسان می‌کند. برخی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین عبارتند از :  TimeTracker، Replicon، When I Work، Bamboohr و Clockify.

با استفاده از این برنامه‌ها می‌توانید فرآیندها را در حین ثبت حضور غیاب، ساده و بهینه کنید. با این حال، مزایای دیگری برای استفاده از نرم‌افزار و برنامه‌های آنلاین وجود دارد که در زیر به تفصیل توضیح داده شده است.

جلوگیری از دزدی زمان
پیش از این، کارمندان می‌توانستند به جای همکاران یا دوستان خود کارت بزنند، زیرا هیچ عکس یا تأیید هویت بیومتریک دیگری مورد نیاز نبود. اما ثبت تردد با موبایل جلوی این کار را خواهد گرفت.

نظارت بر رفتار و حرکت کارکنان توسط مدیران
استفاده از نرم افزار آنلاین برای ردیابی حضور و غیاب پرسنل به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا زمان‌های استراحت و شیفت بندی را مدیریت کنند. این امر باعث صرفه جویی در هزینه می‌شود و تأثیر مثبتی بر کار تیمی‌ و روحیه پرسنل دارد.
علاوه بر این، با ویژگی‌های موقعیت مکانی GPS، می‌توانید بررسی کنید که آیا آنها در جایی هستند که می‌گویند یا خیر. این ممکن است مخصوصاً برای کارهای از راه دور یا در جاده مفید باشد.

کاهش اضافه کاری غیر ضروری
با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید به دقت ببینید که یک کارمند در شرف رسیدن به اضافه کاری است. برخی حتی قادر به ارسال هشدار برای شما هستند. این به شما امکان می‌دهد از هرگونه جریمه مالی ناشی از عدم رعایت مقررات و قوانین برنامه کاری جلوگیری کنید.

حضور دقیق و در زمان واقعی
با نرم افزار ردیابی حضور و غیاب کارمندان، می‌توانید در زمان واقعی غیبت یا دیر آمدن یک کارمند را به دقت ردیابی کنید. این موضوع به ویژه در صورتی مفید است که کارکنان را در چندین مکان مدیریت می‌کنید.

بهبود در بهره وری
با این نوع نرم افزار شما قادر خواهید بود راه‌های بهینه سازی و بهبود بهره‌وری و نیاز کارکنان را شناسایی کنید. شما قادر خواهید بود تشخیص دهید که یک کارمند چقدر کار می‌تواند انجام دهد و چگونه می‌توانید حجم کاری را بر این اساس افزایش یا کاهش دهید.

روش های دیگر برای حضور و غیاب

در سال‌های گذشته به خصوص برای شرکت‌های کوچک‌تر، از سیستم‌هایی مانند کارت‌های پانچ، کارت‌های کلیدی و حتی استفاده از صفحات گسترده مانند اکسل برای ثبت ورود و خروج کارکنان استفاده می‌شد.
کارت‌های پانچ یک روش تقریباٌ نمادین برای ردیابی زمان هستند، اما استفاده از این سیستم دارای معایبی است. اولین مورد این است که کارمندان به راحتی می‌توانند با استفاده از این سیستم وقت خود را برای شخص دیگری بدزدند یا به جای همکاران کارت ثبت کنند.

علاوه بر این، هیچ راهی برای مشاهده یا نظارت بر به روز رسانی‌ها از راه دور یا آنلاین وجود ندارد و هیچ راهی برای آپلود خودکار این داده ها به صورت الکترونیکی وجود ندارد  و باید به صورت دستی انجام شود.

کارت‌های کلیدی راهی سریع برای ورود و خروج هستند، اما اغلب توسط پرسنل گم می‌شوند یا در جای خود قرار نمی‌گیرند، که این امر می‌تواند منجر به مدیریت اضافی و هزینه‌های کلی شود.

راه دیگر برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان از طریق صفحات گسترده مانند گوگل شیت و اکسل است. اگرچه این روش رایگان و دیجیتالی است و می‌تواند آنلاین باشد، اما برای شخصی که نیاز به روز رسانی آن دارد، مفید نیست.

در این روش ممکن است زمان واقعی ثبت نشود و همچنین فضای زیادی برای خطای شخصی باقی می‌بگذارد، بنابراین صحت داده‌ها را می‌توان زیر سوال برد.

چگونه بفهمم شرکت من به سیستم حضور و غیاب نیاز دارد؟

سیستم ساعت زنی یکی از بهترین ابزارهایی است که می‌توانید در کسب و کار خود داشته باشید. این سیستم به شما کمک می‌کند تا تمام ساعات کار، اضافه کاری، وقفه ها، کسرها و موارد دیگر را پیگیری کنید.
همچنین می‌توانید اطلاعات دقیقی درباره هر پرسنل از جمله نام، آدرس، شماره تلفن، ایمیل، عنوان شغل، حقوق و دستمزد و موارد دیگر دریافت کنید.
یک سیستم حضور و غیاب به شما داده‌های دقیقی می‌دهد تا بتوانید تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد کسب و کار خود بگیرید. به عنوان مثال، به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا باید دستمزدها را افزایش دهید یا مزایای اضافی ارائه کنید.
همچنین می‌توانید از این ابزار برای محاسبه مالیات، حق بیمه و سایر هزینه‌های مهم استفاده نمایید. این روش به شما این امکان را می‌دهد که بسیاری از فرآیندهای کسب و کار خود مانند حقوق و دستمزد، صورتحساب، مدیریت موجودی و موارد دیگر را خودکار کنید.
شما باید یک سیستم ساعت زنی مناسب داشته باشید، زیرا اطلاعات ارزشمند زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر این اتوماسیون را در اختیار ندارید، ممکن است فرصت‌هایی را برای بهبود کسب‌ و کارتان از دست بدهید.

نتیجه

موثرترین راه برای نظارت و پیگیری حضور و غیاب کارکنان و یا دانش آموزان مدرسه استفاده از یک سیستم نرم افزاری مناسب و یا دستگاه حضور و غیاب بیومتریک است.

دستگاه های حضور و غیاب و محصولات نرم افزاری متنوعی در بازار وجود دارد، بنابراین باید مطمئن شوید که کدام محصول برای نیازهای کسب و کار شما مناسب‌تر است. بسیاری از این محصولات نسخه آزمایشی و رایگان ارائه می‌دهند، بنابراین شما می‌توانید قبل از قبل از خرید آن را تست کنید.
استفاده از نرم‌افزار آنلاین برای ردیابی حضور و غیاب نه تنها دردسر ردیابی و ثبت دستی حرکات و رفتارهای پرسنل را از بین می‌برد، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که بهره‌وری و شرایط کلی کار را برای کارکنان بهبود بخشید.