ثبت و کنترل ساعت ورود و خروج پرسنل

ثبت و کنترل ورود و خروج پرسنل یکی از شاخص‌های نظارت بر عملکرد کارکنان است. هرچه مدیریت بهتری بر ترددها صورت گیرد، نظم بیشتری در سازمان حاکم شده و مسیر رشد و توسعه هموارتر می‌گردد. اگر بخواهیم مدیریت بهتری بر حضور غیاب کارکنان داشته باشیم، باید از یک سیستم مناسب استفاده کنیم.

این سیستم زمان دقیق ورود و خروج پرسنل را ثبت کرده و در نهایت گزارش کاملی از زمان‌ها تردد، میزان کارکرد، مرخصی، مأموریت، کسر کار، غیبت و … در اختیار کارفرمایان قرار می‌دهد. این اطلاعات محاسبه حقوق و دستمزد را هم بسیار ساده کرده و پرداخت به پرسنل در اسرع وقت امکانپذیر خواهد بود.

سیستم ورود و خروج پرسنل چیست ؟

سیستم ورود و خروج  شامل یک دستگاه ساعت زنی و نرم افزار حضور و غیاب است که ساعت دقیق ورود و خروج پرسنل را ثبت کرده و با استفاده از آن میزان کارکرد آن‌ها را طی گزارشاتی در اختیار شما قرار می‌دهد. ورود و خروج ها از طریق کارت، اثر انگشت، چهره و … بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌شود و اصلاحات و گزارش‌ها نیز از طریق نرم افزار تهیه و ارائه می‌گردد.

راهکارهای ثبت ورود و خروج پرسنل

به جز روش ثبت دستی ورود و خرج‌ها از راهکارهای زیر می‌توان ورود و خروج کارکنان را ثبت و کنترل کرد:

• استفاده از دستگاه های حضور و غیاب شامل دستگاه اثر انگشتی، کارتی، تشخیص چهره و …

• استفاده از سیستم جدید حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه ( اپلیکیشن حضور و غیاب با موبایل)

دستگاه ثبت ورود و خروج

پرکاربردترین روش ثبت ورود و خروج پرسنل استفاده از دستگاه های حضور و غیاب است. کاربران با استفاده از کارت، اثر انگشت، چهره، کف دست و … تردد خود را بر روی دستگاه ثبت می‌کنند. در ادامه تعدادی از این دستگاه‌ها را مشاهده می‌کنید. برای مشاهده لیست کامل دستگاه‌ها به بخش دستگاه ساعت زنی مراجعه نمایید.

 

نرم افزار حضور غیاب

اطلاعات ثبت شده بر روی دستگاه ساعت زنی به نرم‌افزار حضور غیاب منتقل شده و آنجا امکان گزارش گیری از میزان کارکرد پرسنل (شامل ساعت ورود و خروج، اضافه‌ کاری، کسر کار، غیبت، مرخصی، مأموریت و …) فراهم خواهد بود. نرم افزارهای حضور غیاب شامل نرم افزارهای ویندوزی و تحت وب می‌شود.

ثبت ورود و خروج با اپلیکیشن موبایل

این روش که با نام حضور و غیاب آنلاین یا اپلیکیشن حضور و غیاب نیز شناخته می‌شود، نیازی به دستگاه ساعت زنی ندارد، کافی است یک اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمند پرسنل نصب کنید، تا بتوانند از طریق لوکیشن (gps)، wifi و bluetooth تردد خود را ثبت کنند.

 

مزایا و ویژگی‌های سیستم ورود و خروج

سیستم ورود و خروج پرسنل مزایای بسیاری دارد و ویژگی‌های زیادی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت دقیق ساعت ورود و خروج
• حذف اشتباهات سهوی و عمدی در ثبت دستی
• سرعت بالای ثبت تردد در سیستم مکانیزه
• اطمینان مدیریت و کارکنان از صحت زمان‌های ثبت شده
• ایجاد نظم بیشتر در ورود و خروج‌ها و احساس مسئولیت بیشتر کارکنان
• ارائه گزارشات کاربردی و مفید
• محاسبه آسان و سریع حقوق و دستمزد با استفاده از داده‌های سیستم حضور و غیاب
• دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و سوابق گذشته
• نگهداری اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی امن و عدم دسترسی افراد متفرقه به آن

 

چالش‌های مهم در ورود خروج پرسنل و راهکارهای مدیریت آن

یکی از مهمترین دغدغه‌های مدیران هر کسب و کار، نحوه ثبت و کنترل ورود و خروج پرسنل آن مجموعه است که از اهمیت به سزایی برخوردار است. در این بخش سه مورد از مهمترین چالش‌ها در این حوزه را بررسی می‌کنیم.

1. کنترل و مدیریت بی‌نظمی ورود و خروج

برای ایجاد نظم در ساعت ورود و خروج پرسنل در هر شغلی ساعات کاری معینی تعریف می‌شود. کارکنان موظفند در این بازه زمانی در محل کار خود حضور داشته باشند. اما بسیار پیش آمده است که برخی از پرسنل قوانین مربوطه را رعایت نمی‌کنند.

یکی از مهمترین چالش‌ها در مدیریت ساعت کاری کارکنان، غیبت یا عدم حضور به موقع پرسنل در محل کار است.

عدم حضور به موقع در اول وقت که به عنوان تأخیر شناخته می‌شود، شایع‌ترین بی‌نظمی در ورود و خروج پرسنل است. تأخیر‌های ده-بیست دقیقه‌ای تا تأخیر‌های یکی-دو ساعته علاوه بر اینکه نظم ورود و خروج پرسنل را بر هم می‌زند، موجب عدم انجام کامل امور محوله می‌گردد.

یکی دیگر از تخلفات حضور و غیاب، عدم حضور در محل کار بدون اطلاع قبلی است. این تخلف غیبت نام دارد. برخی مواقع پیش می‌آید که پرسنل بدون اخذ مجوز از مسئول مربوطه یک یا چند روز غیبت می‌کنند. به دلیل اینکه هماهنگی لازم جهت عدم حضور در شرکت صورت نگرفته است، این موضوع می‌تواند مشکلات بسیاری را به وجود آورد.

برای جلوگیری و کاهش بی‌نظمی‌ها می‌توانید راهکارهای زیر را انجام دهید :

• در بدو استخدام، آئین‌نامه‌ها و مقررات انضباطی شرکت از جمله مقررات حضور و غیاب را به اطلاع کارکنان جدید‌ برسانید.
• از یک اتوماسیون حضور و غیاب برای ثبت ترددها و مدیریت بهتر ورود و خروج‌ها استفاده نمائید. استفاده از دستگاه ساعت زنی یا اپلیکیشن حضور و غیاب می‌تواند انتخاب خوبی در این مورد باشد.
• به عنوان کارفرما، مدیر و مسئول، به آئین‌نامه‌های انضباطی شرکت مقید باشید تا کارکنان نیز از شما پیروی نمایند.
• در برخورد با بی‌نظمی پرسنل، منطقی باشید و با آرامش برخورد کنید.
• در عین آرامش ، قاطع باشید. می‌توانید برای بار اول از خطای تأخیر یا غیبت چشم پوشی کنید، اما در صورت تکرار حتماً شخص خاطی را برای ادای توضیحات فرا بخوانید.
• با پرسنل خاطی صحبت کنید، شاید دلایل قانع‌کننده‌ای برای شما داشته باشند.
• در برخورد با بی‌نظمی‌ها، بین پرسنل تبعیض قائل نشوید.
• در صورت ادامه بی‌نظمی در حضور و غیاب، حتماً برخورد جدی‌تری با افراد بی‌نظم داشته باشید.

2. مدیریت مرخصی‌ها

یکی از حقوقی که قانون‌گذار برای کارکنان مشمول قانون کار در نظر گرفته است، استفاده از مرخصی است. مرخصی یک عامل تشویقی است که جهت استراحت یا انجام امور شخصی به پرسنل تعلق می‌گیرد و انرژی بیشتری جهت انجام امور محوله به کارکنان می‌بخشد. به همین دلیل برای مدیریت بهتر ساعت کاری کارکنان باید به آن توجه داشته باشید.

هر پرسنل مشمول قانون کار می‌تواند علاوه بر روزهای تعطیل، 2.5 روز در ماه یا 26 روز در سال (با احتساب 4 روز جمعه، 30 روز) از مرخصی استحقاقی (با حقوق) استفاده نماید. مرخصی استحقاقی به دو صورت روزانه و ساعتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورتی ‌که مدت مرخصی ساعتی استفاده شده به یک حد مشخصی (مثلاً 8 ساعت) برسد، یک روز مرخصی محاسبه می‌شود.

در قانون علاوه بر مرخصی استحقاقی، مرخصی استعلاجی نیز برای افراد بیمار در نظر گرفته شده است که در صورت بیماری و طبق قوانین و شرایط خاصی می‌تواند از آن استفاده نماید.

مرخصی جزو حقوق اساسی کارکنان است و کارفرما نمی‌تواند این حق را از آنها سلب نماید. اما نحوه مدیریت مرخصی‌ها می‌تواند کمی سخت و چالش‌بر‌انگیز باشد. به طور مثال اگر در یک واحد تمامی کارکنان در یک روز از مرخصی استفاده نمایند، امور مربوط به آن واحد مختل شده و در علملکرد کلی شرکت نیز تأثیر می‌گذارد.

یکی از مواردی که می‌تواند در عملکرد و راندمان کاری سازمان شما تأثیر گذار باشد، استفاده متعدد کارکنان از مرخصی ساعتی است. بسیار پیش می‌آید که کارکنان برای انجام امور شخصی خود، نیاز دارند که 1 الی چند ساعت از مرخصی ساعتی استفاده نمایند. اعطای مجوز مرخصی ساعتی بدون برنامه ریزی ممکن است مشکلاتی را در سازمان شما به وجود آورد.

شما به عنوان کارفرما یا مدیریت مجموعه کاری باید بتوانید مرخصی کارکنان خود را به درستی مدیریت کنید. به کارکنان خود گوشزد کنید که حتماً‌ چند روز قبل از استفاده از مرخصی، شما را در جریان بگذارند. مرخصی‌های ساعتی را نظام‌مند کنید. از وجود پرسنل جایگزین جهت انجام امور مربوط به شخص غایب اطمینان حاصل کنید.

3. مدیریت اضافه کاری

اضافه کاری یکی از چالش‌های مهم در مدیریت حضور و غیاب پرسنل است. حضور بیشتر از ساعت کار قانونی در محل کار جهت انجام امور محوله را اضافه کاری می‌گویند. گاهی نیاز است جهت پیشبرد سریع‌تر امور یا انجام کارهای معوقه شرکت، یک یا چند نفر از کارکنان ساعات بیشتری را در محل کار حضور داشته باشند.

برخی از کارفرمایان به علت هزینه‌های قابل توجهی که استخدام های جدید بر سازمان تحمیل می‌کند (هزینه‌های حقوق، بیمه،‌ آموزش، سنوات، عیدی، تغذیه، ‌ایاب و ذهاب و …)، از استخدام پرسنل جدید خودداری می‌کنند. این افراد با محول کردن امور بیشتر به کارکنان از طریق اضافه‌کاری، سعی در پیشبرد امور شرکت دارند.

اضافه کاری موجب انجام امور معوقه یا انجام سریع‌تر کارها می‌شود و راندمان و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. اما انجام اضافه کاری چالش‌هایی را نیز در پی دارد.

اولین موضوعی که در اضافه کاری باید به آن توجه شود، پرداخت دستمزد اضافه کاری به کارکنان است. باید به این نکته توجه داشته باشید که انجام اضافه کاری توسط کارکنان، هزینه‌ مالی بیشتری را متوجه سازمان شما می‌کند.

به خصوص در سازمانهای بزرگ و دولتی که نظارت کمتری بر اینگونه موارد وجود دارد. تعدادی از کارکنان علیرغم عدم نیاز و بدون انجام کار خاصی، از مزایای اضافه کاری استفاده می‌کنند.

نکته بسیار مهمی که باید به آن توجه داشت، این است که انجام اضافه کاری می‌تواند اثرات نامطلوبی داشته باشد. ساعات کار طولانی ناشی از انجام اضافه کاری می‌تواند خستگی کارکنان را در پی داشته باشد. خستگی، خطا در کار را افزایش می‌دهد و موجب کاهش کیفیت و راندمان کاری می‌گردد.

از طرف دیگر گذراندن ساعات کاری زیاد در محل کار، می‌تواند انرژی کارکنان را برای روز کاری بعد کاهش دهد. حتی ممکن است بعضی از کارکنان به علت خستگی مفرط نتوانند روزهای بعد در محل کار حاضر شوند.

یکی از عوارضی که ممکن است گریبانگیر این گروه از کارکنان شود، فرسودگی شغلی است. ترغیب پرسنل به انجام اضافه کاری شاید در کوتاه مدت مؤثر باشد، اما در بلند مدت می‌تواند عوارض و هزینه‌های بیشتری را در پی داشته باشد.

توجه داشته باشید که اضافه کاری تا یک حد متعادلی می‌تواند یک معامله برد-برد باشد. اضافه کاری اگر به صورت استاندارد و معقول باشد علاوه بر افزایش بهره‌وری سازمان، دستمزد بیشتری نیز برای کارکنان به همراه خواهد داشت. اما اگر به صورت افراطی صورت گیرد، نتیجه معکوس برای شما خواهد داشت.

از این رو باید دقت و نظارت بیشتر بر اضافه‌کاری پرسنل داشته باشید. با این کار در پرداخت هزینه‌های بی‌مورد به پرسنلی که هیچ کار مفیدی در ساعات اضافه کاری انجام نمی‌دهند، صرفه‌جویی می‌شود. از طرف دیگر از تحمیل کار فشرده بر کارکنان که سبب خستگی بیش از حد و ایجاد خسارات ناشی از کم‌دقتی می‌شود، پیشگیری نمائید.

خلاصه

مهمترین راهکار برای کنترل ورود و خروج پرسنل استفاده از سیستم‌های حضور غیاب است. با استفاده از یک سیستم هوشمند حضور غیاب به راحتی می‌توانید زمان دقیق تردد را ثبت و پردازش کرده و کنترل و مدیریت بهتری بر کارکرد آنها داشته باشید.

ما انواع راهکار مناسب برای مدیریت حضور غیاب کارکنان رائه می‌دهیم. شما با توجه به شرایط و نیازهای خود می‌توانید از هر کدام از این راهکارها استفاده نمایید.

• انواع دستگاه حضور و غیاب کارتی، انگشتی، تشخیص چهره و …
• انواع نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی ساده و پیشرفته
• سیستم حضور غیاب تحت وب
• حضور و غیاب با موبایل – اپلیکیشن حضور غیاب
• …