مزایای سیستم حضور و غیاب با موبایل چیست ؟

شرکت‌ها در جست‌وجوی درآمد بیشتر و در نتیجه پایداری، بیشتر تمایل دارند که به بیرون نگاه کنند تا به درون. انطباق با تکنولوژی مدرن نه تنها خود را در مدیریت زمان ثابت کرده است، بلکه توانایی تغییر رفاه در محیط کار را نیز دارد. طبق یک نظرسنجی، 20 درصد از مشاغل کوچک امسال روی ابزارهایی برای بهبود بهره‌وری کارکنان خود سرمایه گذاری خواهند کرد. 57 درصد از شرکت‌ها قصد دارند تا 18 ماه آینده نرم‌افزار جدید منابع انسانی را خریداری کنند.

امروزه پویایی نیروی کار دائماً در حال تغییر است و شرکت ها باید به سرعت خود را با این تغییرات وفق دهند. مدیریت زمان، هزینه‌ها و بهره‌وری می‌تواند برای کارفرمایان طاقت‌فرسا باشد. چالش‌هایی مانند مدیریت حضور و غیاب کارکنان مختلف، مدیریت مأموریت و مرخصی آنها، شیفت‌ها، ساعات کاری انعطاف‌پذیر، اضافه‌کاری، تعطیلات با حقوق، و … از جمله مواردی است که باید به آن توجه کرد.

ردیابی دقیق حضور و غیاب پرسنل یک امر ضروری برای شرکت‌های امروزی است. با استفاده از این سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر موبایل، شرکت‌ها می‌توانند فرآیند ثبت و محاسبه حضور غیاب کارکنان را ساده‌تر کنند، سرقت زمان پرسنل را کاهش دهند و مدیریت منابع انسانی را برای تمرکز بر کارهای دیگر آزاد کنند.

با ابداع اپلیکیشن موبایل، مدیریت حضور غیاب پرسنل دور کار و یا شاغل در خارج از شرکت، برای کسب و کارهایی که بیشتر تیم‌‎های فروش و خدمات آنها در این زمینه فعالیت می‌کنند، مشکل بزرگی نیست. با نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر موبایل، مدیر منابع انسانی می‌تواند ورود و خروج کارکنان را به راحتی مدیریت کند.

علاوه بر این، استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر موبایل، به‌ویژه در صنایعی که به روشی انعطاف‌پذیر و کارآمد برای مدیریت حضور و غیاب نیروی کار، مانند خدمات امنیتی، نیاز دارند، محبوبیت بیشتری نسبت به دستگاه های بیومتریک پیدا کرده است.

 

مزایای سیستم حضور و غیاب با موبایل نسبت به روش دستی

1. دقت

انسان مستعد خطا است، حتی اگر وسایل کمک محاسباتی برای او فراهم کنیم. سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر موبایل ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان را تضمین می‌کنند و خطاهای اجتناب‌ناپذیر و پرهزینه را از طریق وارد کردن دستی داده‌ها به حداقل می‌رسانند. این داده‌های دقیق به ارائه اطلاعات دقیق میزان کارکرد و پرداخت حقوق و دستمزد کمک می کند.

2. کاهش هزینه

آیا تا به حال فکر کرده اید که سیستم های مدیریت حضور و غیاب آنلاین می‌توانند هزینه‌ها را کنترل کنند؟ این سیستم با حذف ثبت زمان نادرست، ثبت تردد همکاران به جای یکدیگر، غیبت، تأخیر، سوء استفاده از زمان، و پرداخت اضافی باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود.

3. بهره وری / کارایی

نظارت و مدیریت دستی حضور و غیاب زمان‌بر، خسته کننده و پرهزینه است. پردازش برگه های کاغذی و یا حتی جداول اکسل، ایجاد برنامه زمانی، تایید مرخصی و اضافه کاری و ایجاد دستی لیست حقوق و دستمزد زمان می‌برد. اما سیستم حضور غیاب آنلاین مبتنی بر موبایل ثبت ساعات کاری گرفته تا وارد کردن خودکار اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد را در کمترین زمان ممکن انجام می‌دهد. به این ترتیب صرفه جویی در وقت متصدیان کارگزینی، همراه با دقت داده‌ها، استفاده از منابع را بهینه‌تر می‌کند و در نتیجه بهره وری بالاتر و کارایی بیشتر را برای شما به ارمغان می‌آورد.

4. دید / چشم اندازها

آیا به یک مرور سریع از تمام غیبت‌های برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده یک کارمند یا یک گروه نیاز دارید؟ تنها با چند کلیک می توانید گزارش‌های دقیقی از ساعات کار، غیبت، اضافه کاری و اضافه کاری تهیه کنید و گزارش خلاصه ماهانه برای تمامی گروه ها و داده های شرکت دریافت کنید. هر گزارش سفارشی را می‌توان با داده‌های متمرکز ایجاد کرد که باعث بهبود دید و شفافیت در سازمان می شود. مدیران همچنین می‌توانند از نماهای گرافیکی گزارشات برای درک سریع و آسان اطلاعات حضور و غیاب استفاده کنند. با یک مرکز داده متمرکز و دقیق، کارفرمایان می‌توانند سیاست‌های مربوط به مرخصی، ساعات کار، غیبت، مأموریت، اضافه کاری و غیره را به‌طور استراتژیک تحلیل و بهبود بخشند تا بتوانند در شیوه کار خود تکامل یابند.

5. مدیریت گردش کار بدون تلاش

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین یکپارچه می‌تواند نمای کلی خوبی از همه اطلاعات به شما ارائه دهد و گردش کار حقوق و دستمزد، تعطیلات و ارزیابی عملکرد را تسهیل کند. اعلان ها و هشدارها به صورت خودکار انجام می‌شود و مدیر می‌تواند بدون نیاز به ارتباط خاص بلافاصله درخواست های خروج زودهنگام، اضافه کاری و غیره را تایید کند. در این سیستم، تنها با چند کلیک می‌توانید برنامه ها را مدیریت کنید و تغییرات تیم و گروه تحت رهبری خود را به راحتی پیگیری کنید. این کار به شما در پیش بینی حجم کار، منابع و بودجه کمک کند.

مزایای سیستم حضور و غیاب با موبایل در برابر سیستم‌های بیومتریک

1. دسترسی و راحتی

سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر موبایل ، دسترسی و راحتی بی‌نظیری را برای کاربران فراهم می‌کنند. با یک برنامه ساده تلفن هوشمند، نیروهای شاغل خارج از شرکت می‌‎توانند حضور خود را از هر نقطه ثبت کنند و نیازی به دستگاه‌های بیومتریک بیومتریک مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره ندارند. این انعطاف‌پذیری به‌ویژه برای پرسنلی که در مکان‌های دورافتاده یا مکان‌های بزرگی کار می‌کنند که دستگاه ساعت زنی ممکن است به آسانی در دسترس نباشند، سودمند است.

2. نظارت در زمان واقعی

حضور و غیاب آنلاین قابلیت‌های نظارت در زمان واقعی را فراهم آورده و به مدیریت اجازه می‌دهد تا اطلاعات حضور و غیاب را در به صورت آنلاین و در لحظه ثبت ردیابی کنند. این سطح دید، پاسخ سریع به هرگونه اختلاف حضور و غیاب یا نقض امنیتی را امکان پذیر می‌کند و اقدامات امنیتی کلی را افزایش می‌دهد. مدیریت و متصدیان حضور غیاب می‌توانند اعلان‌های فوری برای دیر رسیدن یا غیبت غیرمجاز دریافت کنند و بدین ترتیب مدیریت فعالانه حضور نیروی کار فراهم خواهد بود.

3. مقرون به صرفه بودن

پیاده سازی سیستم حضور و غیاب مبتنی بر موبایل می‌تواند مقرون به صرفه تر از دستگاه‌ ساعت زنی اثر انگشتی و تشخیص چهره باشد. این روش نیازی به نصب دستگاه بیومتریک گران قیمت و تقبل هزینه‌های نگهداری و تعمیرات آنها ندارد. علاوه بر این، سیستم‌های مبتنی بر موبایل معمولاً شامل حداقل راه‌اندازی و آموزش هستند که هزینه‌های عملیاتی شرکت‌ها را بیشتر کاهش می‌دهد.

4. سازگاری و مقیاس پذیری

حضور و غیاب مبتنی بر موبایل سازگاری و مقیاس پذیری بی‌نظیری را برای برآوردن نیازهای در حال تحول شرکت‌ها ارائه می دهد. اپلیکیشن های تلفن همراه چه با افزودن محافظ‌های جدید به سیستم و چه تنظیم سیاست‌های حضور و غیاب، به راحتی می‌توانند تغییرات را بدون نیاز به پیکربندی مجدد یا ارتقاء سخت‌افزاری گسترده انجام دهند. این مقیاس پذیری یکپارچگی با پروتکل های امنیتی موجود را تضمین کرده و مدیریت کارآمد کارکنان را تسهیل می‌کند.

5. امنیت و حریم خصوصی داده‌ها

در حالی که سیستم های بیومتریک نگرانی‌هایی را در مورد امنیت داده ها و حریم خصوصی ایجاد می‌کنند، راهکارهای حضور و غیاب مبتنی بر تلفن همراه اغلب با پروتکل های رمزگذاری و احراز هویت قوی برای محافظت از اطلاعات حساس ارائه می‌شوند. این سیستم‌ها با استفاده از کانال‌های ارتباطی امن و تکنیک‌های رمزگذاری داده‌ها، خطر دسترسی غیرمجاز یا نقض داده‌ها را کاهش داده و از رعایت مقررات سختگیرانه حریم خصوصی اطمینان می‌دهند.