8 مزیت سیستم حضور و غیاب برای شرکت‌ها و ادارات
تاریخچه تکامل سیستم های حضور و غیاب نشان می‌دهد که به دلیل اهمیت جمع‌آوری اطلاعات تردد و محاسبه کارکرد پرسنل، صاحبان کسب و کارها همواره به دنبال بهترین راهکار جهت انجام این امر بوده‌اند. ثبت و محاسبه دستی کارکرد پرسنل مشکلات بسیاری را به دنبال دارد. اشتباهات پرشمار انسانی در ثبت و محاسبه کارکردها، دستکاری و سوء استفاده از سیستم سنتی، وقت گیر و زمان بر بودن محاسبه دستی و … از جمله مهمترین معایب و مشکلات روش دستی ثبت تردد و محاسبه آن است. در سیستمهای جدید، ترددها به صورت خودکار ثبت شده و نیروی انسانی در آن دخالتی ندارد. به همین دلیل نقاط ضعف روش سنتی کاملاً مرتفع شده و مزایای بسیاری برای شما به ارمغان می‌آورد. در ادامه با مزایای سیستم حضور و غیاب آشنا می‌شویم.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب کدامند ؟
سیستم های حضور غیاب جدید مزایای بسیاری نسبت به روشهای سنتی ثبت تردد دارند. در ادامه با 9 مزیت سیستم حضور و غیاب آشنا می‌شویم.
-
ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل بر روی دستگاه ساعت زنی
دستگاه حضور و غیاب، زمان دقیق ورود و خروج را در حافظه خود ثبت و ذخیره می‌کند و خیالتان از ثبت صحیح زمان و تاریخ ترددها راحت خواهد بود. این سیستم کامپیوتری است و زمان دقیق تاریخ (سال، ماه، روز) و ساعت (ساعت و دقیقه) را برای شما ثبت خواهد کرد.
-
تسریع محاسبه کارکرد پرسنل
قطعا ثبت ترددها بر روی دستگاه ساعت زنی موجب محاسبه سریعتر کارکرد پرسنل خواهد شد و نیازی به محاسبه دستی نیست، بلکه کامپیوتر و نرم افزار این محاسبات را برای شما انجام می‌دهد. در نتیجه صرفه جویی در وقت و زمان و در نهایت تسهیل محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد را در پی خواهد داشت. نرم افزار حضور و غیاب محاسبات مورد نیاز شما را در کسری از دقیقه تا چند دقیقه انجام خواهد داد.
-
حذف اشتباهات اجتناب ناپذیر انسانی در ثبت و محاسبه ساعات کاری
یکی از مزیت های مهم سیستم حضور و غیاب نسبت به روش سنتی این است که بر خلاف روش سنتی، در سیستمهای جدید، خبری از اشتباهات سهوی یا عمدی انسانی نیست و زمان‌های ثبت شده بر روی دستگاه واقعی خواهد بود. به دلیل محاسبه کامپیوتری، میزان کارکرد نمایش داده شده برای هر پرسنل واقعی است.
-
کاهش کم‌کاری پرسنل و افزایش بهره‌وری
گزارشات و آمارهای دقیق سیستم حضور غیاب، نمایانگر پرسنل کم کار و همچنین کارکنان فعال است. وقتی کارکنان مشاهده می‌کنند که ورود و خروج آنها به دقت ثبت و رصد می‌شود، اهیمت بیشتری به حضور در محل کار خواهد داشت و از سستی و کم کاری آنها کاسته خواهد شد.
-
اطمینان خاطر کارفرما و کارکنان از ثبت دقیق ترددها و صحت اطلاعات
با استفاده از سیستم مکانیزه خیال کارفرما و پرسنل از ساعات ثبت شده و میزان کارکرد محاسبه شده، راحت است و اعتراضات در مورد ثبت اطلاعات اشتباه به شدت کاهش خواهد یافت. بنابراین اعتراضات به ثبت و محاسبه اشتباه اطلاعات به شدت کاهش خواهد یافت.
-
عدم امکان تقلب و دستکاری ورود و خروجها از طرف کارکنان
سیستم های حضور و غیاب جدید از شناسه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره برای شناسایی کاربران و ثبت تردد آنها استفاده می‌کنند و امکان دستکاری و تقلب در آنها در حد صفر است. بر خلاف روش سنتی که اطلاعات به راحتی قابل تغییر بودند.
-
امنیت بیشتر اطلاعات حضور و غیاب
ورود و خروج‌های ثبت شده بر روی دستگاه ساعت زنی، در نهایت به نرم افزار حضور غیاب منتقل شده و در یک بانک اطلاعاتی به صورت منظم و سریع در دسترس خواهد بود. بنابراین امکان دسترسی افراد متفرقه و غیر مجاز به آن وجود ندارد. بنابراین امکان حذف، مفقود شدن و یا دستکاری آنها به حداقل خواهد رسید.
-
امکان ارائه انواع گزارش متنوع از ورود و خروج و ساعت کاری پرسنل
یکی از مهمترین مزیت های سیستم حضور و غیاب، ارائه گزارشات و آمارهای دقیق و کاربردی از زمان ورود و خروج و میزان کارکرد پرسنل (جمع کارکرد، مرخصی، مأموریت، کسر کار، غیبت، مأموریت، اضافه کاری) می‌باشد.
مزایای انواع دستگاه حضور و غیاب
همانطور که عنوان شد، دستگاه حضور و غیاب یکی از اجزاء مهم یک سیستم حضور و غیاب است. در حال حاضر دستگاههای کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره بیشتر از سایر راهکارها استفاده می‌شود. در ادامه با مزایای هر کدام از این دستگاهها آشنا می‌شویم.
مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی
دستگاه حضور غیاب کارتی ساده‌ترین نوع دستگاه ساعت زنی است که از کارت بدون تماس برای ثبت ورود و خروج کارکنان استفاده می‌کند. 4 مزیت اصلی دستگاه حضور غیاب کارتی عبارتند از :
- قیمت ارزان نسبت به دستگاه های حضور غیاب بیومتریک
- کارکرد ساده و آسان
- ثبت بسیار سریع ترددها بر روی دستگاه
- هزینه پائین نگهداری و تعمیرات
مزایای دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاه انگشت زنی یکی از پرطرفدارترین دستگاههای ساعت زنی است. این دستگاه از اثر انگشت پرسنل برای شناسایی و ثبت تردد آنها استفاده می‌کند.
- قیمت ارزان نسبت به دستگاههای تشخیص چهره، اسکن کف دست و تشخیص عنبیه
- امکان ثبت چند انگشت برای یک شماره کاربری (یک نفر)
- امکان حذف و معرفی مجدد انگشت‌ها
- عدم امکان تقلب
مزایای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
استفاده از دستگاههای تشخیص چهره به سرعت در حال افزایش است، چرا که مزیت های بسیاری نسبت به سیستم های قدیمی‌تر از جمله کارت و انگشت دارد.
- دقت و سرعت بالاتر در شناسایی کاربران و ثبت تردد آنها
- عدم نیاز به لمس فیزیکی دستگاه حضور غیاب برای ثبت تردد
- عدم امکان تقلب و هک چهره
- امکان شناسایی از فاصله‌های دوررتر (تا 3 متر) و شناسایی همزمان چند چهره در دستگاههای جدید
به نظر من مهمترین نکته ای که باید در سیستم های حضور و غیاب به ان توجه کرد، بحث دقت ثبت ورود و خروجها و خروجی برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزده