اتوماسیون حضور و غیاب چیست ؟
برای سازماندهی بهینه پرسنل و استفاده از حداکثر بهره‌وری آنها در سازمان، استفاده از یک اتوماسیون حضور و غیاب ضروری است. این اتوماسیون، ورود و خروج را ثبت کرده و آمارهای جالبی را در قالب گزارشات متنوع در اختیار ما قرار می‌دهد.
با توجه به زمان‌بر بودن و اشتباهات سهوی و عمدی بسیار در روش‌های سنتی ثبت ورود و خروج، استفاده از یک اتوماسیون ورود و خروج دیجیتال و مکانیزه برای هر سازمان و کسب و کاری ضروری به نظر می‌رسد.
اتوماسیون حضور و غیاب چیست ؟
اتوماسیون حضور و غیاب یک سیستم دیجیتالی شامل دستگاه و نرم افزار حضور غیاب است که ورود و خروج پرسنل را ثبت و جمع‌آوری کرده و بعد از پردازش و محاسبات، گزارشاتی از میزان کارکرد، اضافه‌کاری، کسر کار، غیبت، مرخصی و مأموریت به شما ارائه می‌دهد. به این سیستم اتوماسیون ورود و خروج نیز می‌گویند.
علاوه بر این سیستم‌های آنلاین بدون نیاز به دستگاه ساعت زنی هم به بازار عرضه شده‌اند که به صورت اپلیکیشن موبایل نصب شده و کار می‌کنند.
نرم افزار حضور و غیاب
اطلاعات تردد ثبت شده در دستگاه ساعت زنی به نرم افزار حضور و غیاب منتقل می‌شود. بر روی نرم افزار امکان ثبت دستی و ویرایش (حذف و اصلاح ساعت)، ثبت مرخصی و مأموریت وجود دارد. پس از انجام اینکارها می‌توانید گزارشات مورد نظر خود را در بازه زمانی مد نظر مشاهده کنید.
نرم افزار ها به دو صورت ویندوزی و تحت وب هستند. البته اپلیکیشن‌های حضور غیاب نیز وجود دارند که زیر مجموعه نرم‌افزارهای تحت وب هستند.
امکانات نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب مهمترین بخش اتوماسیون ورود و خروج است و امکانات مختلفی در اختیار شما قرار می‌دهد. در ادامه با برخی از مهمترین امکانات آشنا می‌شویم.
- ثبت نام پرسنل : ثبت مشخصات پرسنل شامل نام و نام خانوادگی، شماره یا کد پرسنلی، تاریخ استخدام، تاریخ تولد، کد ملی یا شناسنامه، واحد و …
- معرفی و ثبت واحد های سازمانی مختلف مانند اداری، تولید، انبار، مهندسی، انتظامات و …
- تعریف شیفت‌های کاری اعم از شیفت اداری، چرخشی و …
- تعریف انواع تقویم رسمی، اختصاصی و تعطیلات
- تنظیمات و پارامترهای محاسبه کارکرد
- مشاهده ترددهای ثبت شده و امکان اصلاح (حذف، ثبت و ویرایش) آنها
- امکان ثبت مأموریت و مرخصی روزانه
- تهیه گزارشات متنوع به تفکیک فرد، واحد، گروه، زمان از جمله گزارشات کارکرد، میزان اضافه‌کاری، غیبت، تأخیر، مرخصی و مأموریت
برای آشنایی بیشتر با انواع نرم افزار حضور غیاب از لینک‌های زیر استفاده کنید.
مزایای اتوماسیون حضور غیاب
قطعاً استفاده از یک راهکار اتوماسیون نسبت به روش سنتی و دستی مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت. اگر به بخواهیم به طور خلاصه به مزایای اتوماسیون حضور غیاب اشاره کنیم، موارد زیر قابل ذکر خواهد بود.
- افزایش سرعت ثبت ترددها و محاسبه کارکرد
- افزایش دقت و کاهش یا حذف اشتباهات سهوی در ثبت ورود و خروج‌ها
- محاسبه سریع حقوق و دستمزد پرسنل و پرداخت به موقع آن
- حذف تقلب و سوء استفاده برخی از کارکنان در ثبت ورود و خروج
- ثبت و ذخیره امن اطلاعات ورود و خروج در کامپیوتر و دسترسی سریع به آن
- امکان تهیه انواع گزارشات متنوع و کاربردی از اطلاعات موجود
- افزایش راندمان کاری پرسنل
دستگاه حضور غیاب
دستگاه ساعت زنی یا حضور و غیاب زیر مجموعه یک سیستم حضور و غیاب است و در مدل‌های مختلفی تولید می‌شود و از طریق راهکارهای مختلف تردد را ثبت می‌کند. مهمترین روش‌های ثبت تردد عبارتند از :
- رمز (کد)
- کارت بدون تماس (Rfid)
- اثر انگشت
- تشخیص چهره
- اسکن عروق خونی کف دست
- شناسایی عنبیه چشم
در حال حاضر دستگاه‌های حضور غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره پرکاربردترین نوع ساعت زنی هستند. برای مشاهده لیست کامل این محصولات از لینک‌های زیر استفاده نمایید.
