سامانه حضور و غیاب کسرا؛ سامانه مدیریت منابع انسانی سازمان شما

یکی از مهمترین بخش‌های مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها، کنترل ورود و خروج کارکنان است. از این رو به کارگیری یک سامانه حضور و غیاب قوی، در تمامی کسب و کارها به خصوص در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ ضروری به نظر می‌رسد.
سامانه حضور و غیاب با ثبت و جمع‌آوری تردد کارکنان و اعمال مقررات سازمان بر آن، گزارشات کاربردی در اختیار شما قرار می‌دهد.
در حال حاضر شرکت‌های مختلفی در زمینه تولید و ارائه سیستم‌های حضور غیاب در کشور فعال هستند. سامانه حضور و غیاب کسرا، یکی از بهترین سیستم‌هایی است که در این زمینه در ارائه شده است.

 

سامانه حضور و غیاب چیست ؟

سامانه حضور غیاب مجموعه ‌ای از دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب است که حضور و غیاب کارکنان را مدیریت می‌کند.
در این سامانه، ورود و خروج کارکنان بر روی دستگاه ساعت زنی می‌شود. اطلاعات ثبت شده به یک برنامه حضور و غیاب منتقل شده و در آنجا گزارشات کاربردی در اختیار مدیریت یا مسئول مربوطه قرار می‌گیرد.

 

اهمیت استفاده از سامانه حضور و غیاب

نیروی انسانی یکی از ارزشمند‌ترین ارکان هر کسب و کاری است که نقش بسیار مهمی در توسعه و موفقیت آن دارد. از این رو بسیار مهم است که با مدیریت و راهبری صحیح، بهترین بهره را از آن گرفت.
یکی از فاکتورهای اصلی در در این زمینه، مدیریت ورود و خروج کارکنان است. ایجاد نظم و انضباط در ورود و خروج می‌تواند در عملکرد پرسنل و افزایش بهره‌وری آنها تأثیر مستقیم داشته باشد. به کارگیری یک سامانه کنترل تردد هوشمند، ورود و خروج کارکنان را منظم کرده و اطلاعات ارزشمندی از وضعیت حضور غیاب آنان در اختیار مدیریت سازمان قرار می‌دهد.

 

نرم افزار حضور و غیاب

دستگاه ساعت زنی و نرم افزار حضور و غیاب دو بخش اصلی یک سامانه حضور و غیاب هستند که در کنار هم مدیریت ورود و خروج کارکنان را امکانپذیر می‌سازند.
نرم افزار حضور غیاب اهمیت و نقش بیشتری از دستگاه ثبت ورود و خروج دارد، چرا که پردازش‌های اصلی سامانه حضور غیاب و ارائه گزارشات در آن صورت می‌گیرد.
برنامه حضور و غیاب، اطلاعات تردد پرسنل را از دستگاه دریافت کرده و با اعمال تنظیمات مورد نیاز از جمله شیفت‌های کاری، گزارشات مختلفی درباره ساعات ورود و خروج، جمع ساعات کاری، تأخیر، غیبت، اضافه کاری و … در اختیار شما قرار می‌دهد.
یکی از مهم‌ترین بخشهای هر برنامه حضور و غیاب، تنظیم و تعریف ساعات و شیفت‌‌های کاری شرکت و محاسبه کارکرد پرسنل بر اساس شیفت اختصاص یافته به آنهاست.
شیفت کاری می‌تواند به صورت ساده (شیفت ثابت یا اداری) باشد. اما در بعضی از مشاغل از ساعات کاری پیچیده‌تر مانند شیفت‌های چرخشی یا شیفت‌های نامنظم (بیمارستانی) استفاده می‌شود.
سامانه حضور و غیاب کسرا، قابلیت اعمال نیازهای سازمان شما از جمله تعریف انواع شیفت و نوبت کاری را دارد.

 

انواع نرم‌ افزار حضور و غیاب

به طور کلی برنامه‌ های حضور و غیاب به سه دسته تقسیم می‌شوند:

نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی

نرم افزار های ویندوزی به صورت نسخه پایه و پیشرفته ارائه می‌شوند و نیاز به نصب بر روی کامپیوتر تک تک کاربران استفاده کننده دارد.

نرم افزار حضور غیاب تحت وب

نرم افزار حضور غیاب مبتنی بر وب، نسل جدید نرم افزار حضور غیاب است که نیازی به نصب بر روی کامپیوتر کاربران ندارد. این برنامه مستقل از پلتفرم و سیستم عامل است و برای اجرا فقط نیاز به یک مرورگر وب و ارتباط اینترنت یا اینترانت دارد.
بنابراین امکان استفاده از نرم افزار حضور غیاب تحت وب بر روی انواع دستگاه از جمله کامپیوتر، گوشی هوشمند، تبلت و انواع سیستم عامل از جمله ویندوز، اندروید و IOS وجود دارد.

اپلیکیشن حضور غیاب

این نسخه از سیستم حضور غیاب، بخشی از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است که می‌توان به صورت مستقل ( از طریق Gps,Bluetooth,Wifi) و یا در کنار نرم افزار حضور غیاب تحت وب از آن استفاده کرد.

ویژگی‌های بهترین نرم افزار حضور و غیاب

در حال حاضر شرکت‌های نرم‌افزاری مختلفی در زمینه ارائه انواع برنامه حضور غیاب فعال هستند. برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب، ابتدا باید شرایط و نیازهای سازمان خود را در نظر داشته و سپس سیستمی را خریداری نمائید که بتواند به بهترین شکل از عهده مدیریت ورود و خروج پرسنل برآید.
در ادامه به برخی از ویژگی‌های مهم نرم افزار کنترل تردد و حضور و غیاب که در زمان خرید باید به آن توجه داشته باشید، می‌پردازیم.

پشتیبانی از انواع شیفت و نوبت کاری

قطعاً یکی از مهمترین نکات در زمان خرید یک سامانه حضور و غیاب، توجه به شیفت کاری است. پرکاربردترین شیفت کاری، ساعات کاری ثابت است که از یک ساعتی در صبح شروع شده و در زمان مشخصی از همان روز به اتمام می‌رسد. اما ساعات کاری همیشه به این سادگی نیستند. در بسیاری از مشاغل مانند کارخانجات و صنایع مختلف، بیمارستان‌ها و … از شیفت‌های گردشی و نامنظم و شبکاری استفاده می‌شود.
سامانه حضور و غیاب مورد نظر شما باید بتواند این شیفت‌ها و ساعات کاری را تعریف کرده و حضور و غیاب پرسنل را بر اساس آن محاسبه نماید.

مدیریت یکپارچه دستگاه های حضور و غیاب

بعضی از سازمان‌ها دارای دفاتر و شعب متعددی در نقاط مختلف هستند و نیاز به مدیریت متمرکز تمام نقاط از یک مرکز را دارند. بنابراین بسیار مهم است که در سامانه حضور غیاب، امکان برقراری ارتباط و فراخوانی اطلاعات دستگاه های ساعت زنی نقاط مختلف به صورت متمرکز و یکپارچه فراهم باشد.
در ضمن سیستم باید بتواند گزارشات تردد پرسنل را به تفکیک شعب و دستگاه های حضور غیاب در اختیار شما قرار دهد.
پشتیبانی از قوانین اداره کار و مقررات سازمان مربوطه
یک برنامه حضور و غیاب استاندارد باید بتواند قوانین و مقررات اداره کار و شرکت شما را پوشش دهد. از جمله این قوانین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پوشش تعطیلات رسمی در زمان تعریف شیفت کاری
• اعمال قواعد مرتبط با غیبت، تأخیر و تعجیل، حالت شناوری، اضافه کاری، مرخصی، مأموریت و …
• قابلیت جابجایی شیفت‌ها با توجه به مقررات هر سازمان
• امکان اعمال تنظیمات مرتبط با گروه‌های کاری مختلف از جمله کارکنان استخدامی، قراردادی، پیمانکاری و …
• قابلیت ثبت تردد فراموش شده و اصلاح ساعات ورود و خروج ثبت شده (با تأیید مدیریت)

پردازش سریع و امنیت اطلاعات

استفاده از یک زبان برنامه‌نویسی قدرتمند و برخورداری از یک بانک اطلاعاتی قوی و امن، موجب می‌شود نرم افزار حضور غیاب از سرعت مناسبی در پردازش داده‌ها و ارائه سریع اطلاعات به کاربر برخوردار باشد.
از طرف دیگر خیالتان راحت است که اطلاعات شما در یک بانک اطلاعاتی مطمئن نگهداری شده و افراد غیر مجاز به آن دسترسی نخواهند داشت.

دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان

با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار های ویندوزی در حال جایگزینی با سیستم‌های جدید از جمله نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین هستند. در این سیستم‌ها مدیر یا متصدی حضور و غیاب نیازی ندارد که حتماً در ساعات کاری شرکت و توسط کامپیوتر مربوط به حضور و غیاب به اطلاعات موردنظر دسترسی داشته باشد.
در نرم افزار های حضور غیاب آنلاین از جمله نرم افزار حضور غیاب تحت وب، امکان دسترسی به اطلاعات به صورت 24 ساعته و در محیط خارج از محل کار نیز امکانپذیر است.
همانطور که گفتیم نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، یک سیستم مستقل از پلتفرم و سیستم عامل است. بنابراین کافی است با وارد کردن آدرس سامانه حضور و غیاب در یک مرورگر وب در کامپیوتر یا گوشی شخصی‌تان و با ورود نام کاربری و رمز عبور مربوطه به پنل کاربری مرتبط به خود متصل شوید.
کارکنان می‌توانند از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن به سامانه حضور غیاب متصل شده و از وضعیت حضور و غیاب خود آگاه شوند. علاوه بر این پرسنل می‌توانند از این روش درخواست خود (ثبت تردد فراموش شده، مرخصی و مأموریت) را ثبت کنند، تا پس از تأیید مدیر در سیستم ذخیره شود.

ارائه گزارشات کاربردی

گزارشات یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سیستم نرم‌افزاری است. در واقع این گزارشات سامانه حضور و غیاب است که شما را از وضعیت حضور غیاب پرسنل آگاه ساخته و پایه‌گذار اتخاذ تصمیمات اساسی در جهت بهبود و ارتقاء نظم و انضباط سازمانی محسوب می‌شود.
یک نرم افزار حضور و غیاب باید بتواند انواع گزارشات فردی و گروهی را در محدوده‌های زمانی مختلف و مطابق با سلیقه و نیازهای سازمان شما، در اختیارتان قرار دهد.
گزارش‌های ساعات ورود و خروج، جمع ساعت کارکرد روزانه و ماهانه، تأخیر و غیبت، مرخصی، مأموریت و اضافه کار به تفکیک فرد، گروه، دستگاه حضور غیاب، شیفت یا نوبت کاری و … از جمله گزارشاتی است که یک سامانه حضور غیاب قدرتمند می‌تواند در اختیار شما قرار دهد.

قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر اتوماسیون‌ها

اتصال سامانه حضور و غیاب به سایر اتوماسیون‌های اداری و مالی از جمله نکات مهمی است که باید در زمان خرید نرم افزار حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید.
اتصال نرم افزار حضور غیاب به نرم‌افزارهای اداری و کارگزینی، از ورود اطلاعات تکراری جلوگیری کرده و امکان مدیریت متمرکز و آسان بر اتوماسیون‌های مختلف را توسط مدیریتمنابع انسانی فراهم می‌آورد
از طرف دیگر نرم افزار حضور غیاب باید بتواند، خروجی مناسبی در اختیار سیستم حقوق و دستمزد (جهت محاسبه دستمزدها و پرداخت به پرسنل) قرار دهد.

 

کلام آخر

سامانه حضور و غیاب یکی از ملزومات اساسی هر سازمانی است و نقش مهمی در مدیریت بهتر کارکنان و افزایش انضباط کاری در میان آنها دارد. سامانه حضور و غیاب کسرا یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب کم نظیر است که در کنار دستگاه‌های حضور غیاب قدرتمند، امکانات کامل یک سیستم ثبت ورود و خروج پرسنل را در اختیار شما قرار می‌دهد.

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب کسرا نیازی به نصب بر روی کامپیوتر ندارد و کاربران (مدیریت و کارکنان) می‌توانند از طریق مرورگر وب مانند کروم یا فایرفاکس به پنل کاربری مرتبط به خود وصل شده و از وضعیت حضور غیاب خود یا کارکنان زیر مجموعه خود مطلع شوند.
علاوه بر این، امکان ثبت تردد یا سایر درخواستها مانند مرخصی و ماموریت از طریق اپلیکیشن موبایل، در سامانه حضور و غیاب کسرا وجود دارد و کاربران می‌توانند در هر زمان و هر مکان از امکانات آن استفاده نمایند.

برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از طریق وب سایت کسرا به آدرس www.kasraco.net یا یا با شماره تلفن‌های 02141452000 داخلی 3 یا 09196769974 با همکاران ما در شرکت مهندسی کسرا در ارتباط باشید.