یکپارچه سازی اطلاعات حضور و غیاب با سیستم های دیگر
یکپارچه سازی اطلاعات حضور و غیاب با سیستم های دیگر، موضوعی است که شاید خیلی از کسب و کارها به آن توجهی نداشته باشند. اما این موضوع یکی از راهکارهایی است که موجب پیشرفت و تسریع بسیاری از امور در سازمان‌‌ها و کسب و کارهای مختلف می‌شود. اگه علاقمندید راجع به یکپارچه سازی و ادغام داده‌های حضور و غیاب بیشتر بدونید، تا انتها همراه ما باشید.
اگر بیست سال پیش برای پیدا کردن پرونده‌ای به یک اداره سر می‌زدید، حداقل باید یکی و دو ساعت منتظر پیدا شدن پرونده مورد نظرتون صبر می‌کردید. با ظهور کامپیوتر و نرم‌افزارهای کامپیوتری، پرونده‌ها و اطلاعات از داخل قفسه‌ها و روی میز کار به داخل کامپیوتر نقل مکان کردند و جستجو و دسترسی به آنها آسانتر شد.
در حال حاضر تقریباً در تمامی سازمان‌‌ها و کسب و کارها، پرونده‌ها و اطلاعات مبتنی بر کاغذ جای خود را به سیستم‌های نرم‌افزاری قدرتمند داده‌اند که قادرند با چند کلیک ساده، اطلاعات مورد نظر را در مقابل دیدگان شما قرار دهند.
امروزه اتوماسیون‌های اداری و صنعتی، تمام امور شرکت‌ها را تحت کنترل دارند. به خصوص در بخش اتوماسیون اداری، سیستم‌های نرم‌افزاری بسیاری به کار گرفته می‌شوند.
سیستم های مدیریت منابع انسانی، آموزش، کارگزینی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و … بخش عمده‌ای از اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند و همه جنبه‌های مربوط به پرسنل را از بدو استخدام تا آموزش، ورود و خروج، ارزیابی عملکرد، پرداخت حقوق و پاداش و … در بر می‌گیرند.
یکی از چالش‌های مهم در به کارگیری سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف ، بحث یکپارچه سازی داده‌ها است. برقراری ارتباط بین نرم‌افزارهای مختلف و استفاده از داده‌های مشترک، روند اجرای امور را تسریع و تسهیل می‌کند.
یکپارچگی اطلاعات چیست ؟
یکپارچگی اطلاعات در سیستم‌های نرم‌افزاری به معنای ادغام یک سری از بخش‌های مشترک بین سیستم‌های مختلف است به طوری که هر سیستمی به آن داده‌ها دسترسی داشته باشد. این کار به بخش‌های مختلف یک سازمان این امکان را می‌دهد که علاوه بر انجام امور مرتبط، به اطلاعات سایر بخش‌ها برای تکمیل کارهای خود دسترسی داشته باشد.
یکپارچگی داده‌ها تعامل بین بخش‌های مختلف سازمان را افزایش می‌دهد و این باعث می‌شود تا هر بخشی علاوه بر اینکه به فعالیت و وظایف مرتبط با خود را انجام می‌دهد، نیازهای کل مجموعه را نیز در نظر دارد.
برای روشن شدن موضوع به دو مثال توجه کنید :
* بخش حسابداری برای رسیدگی به امور پرداخت‌ها، باید به رسیدها مربوط به خدمات ، هزینه‌ها، تنخواه‌ها و … دسترسی داشته باشد.
* امور مالی که از سیستم حقوق و دستمزد استفاده می‌کند، برای پرداخت صحیح و به موقع دستمزد پرسنل باید به اطلاعات کارکرد در سیستم حضور و غیاب دسترسی داشته باشد.
یکپارچه سازی اطلاعات سیستم حضور و غیاب با نرم‌افزارهای دیگر
همانطور که شرح داده شد، استفاده از اطلاعات سیستم‌های دیگر، کار را برای هر نرم‌افزار و اتوماسیونی بسیار آسانتر می‌کند و باعث تسریع پیشرفت امور می‌گردد.
نرم‌افزار حضور و غیاب نیز یکی از سیستم‌هایی است که قابلیت ادغام و یکپارچه سازی داده‌ها با سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را داراست. داده‌های حضور و غیاب می‌تواند در بسیاری از اقدامات استراتژیک شرکت، به فرآیند مدیریت منابع انسانی کمک کند.
در ادامه به چند مورد مهم از موارد یکپارچه سازی اطلاعات در سیستم حضور و غیاب می‌پردازیم :
1. نظر بگیرید که تعداد پرسنل یک سازمان افزون بر 2000 نفر باشد. قطعاً ورود اطلاعات پرسنلی این تعداد در سیستم حضور و غیاب مشمول صرف زمان زیادی می‌شود و کار دشواری است. حالا در نظر بگیرید که قبلاً این اطلاعات را در سیستم پرسنلی یا کارگزینی شرکت وارد کرده‌اید. بسی جای خوشحالی است اگر بتوان با بدون ورود مجدد اطلاعات در سیستم حضور غیاب از داده‌های موجود در اتوماسیون پرسنلی استفاده کرد. اگر نرم‌افزار حضور و غیاب شما به نرم‌افزارهای کارگزینی از جمله سیستم پرسنلی یکپارچه شود، این کار به سادگی هرچه تمام‌تر صورت می‌گیرد و دیگر نیاز به ورود اطلاعات جدید نیست. حتی پس از ورود و ثبت نام پرسنل جدید در سیستم کارگزینی، این اطلاعات به صورت اتوماتیک در سیستم حضور و غیاب مشاهده می‌شود.
2. ادغام و یکپارچه سازی سیستم حقوق و دستمزد با نرم افزار حضور و غیاب، یکی دیگر از راهکارهای مناسب جهت بهینه سازی سیستم پرداخت حقوق است. در این روش اطلاعات مربوط به کارکرد ماهانه پرسنل به صورت اتوماتیک به نرم‌افزار حقوق و دستمزد انتقال یافته و قابل استفاده می باشد.
3. یکی دیگر از کاربردهای یکپارچه سازی داده‌های حضور و غیاب، استفاده از این اطلاعات در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی است. استفاده از داده‌های ورود و خروج، تأخیرها، غیبت، اضافه‌کاری و … در سیستم مدیریت منابع انسانی (HRS)، کمک شایانی به ارزیابی عملکرد و ارزشیابی کارکنان می‌کند و موجب مدیریت دقیق‌تر بر عملکرد و کارایی انبوه پرسنل در سازمان می‌گردد.
آیا می‌دانید اپلیکیشن‌های حضور و غیاب چه کاربردی دارند. اگه علاقه‌مند به این موضوع هستید، توصیه میکنم پست مرتبط با آن را بخوانید.
