انواع کارت حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل

از گذشته تا اکنون کارت های حضور و غیاب یا ورود و خروج سنل در انواع مختلفی بر روی دستگاه کارت زنی مورد استفاده قرار گرفته‌اند. کارتهای پانچی قدیمی‌ترین نوع کارت حضور و غیاب کارگری و اداری است که به گرفته شده است. اما بر روی دستگاه حضور و غیاب کارتی جدید، عموماً از سه نوع کارت استفاده شده است:

• کارت ورود و خروج بارکدی
• کارت ورود و خروج مغناطیسی
• کارت ورود و خروج بدون تماس

کارت‌ حضور و غیاب بارکدی و مغناطیسی دو نمونه از کارت‌های قدیمی و از نوع کارت های تماسی هستند که جهت قرائت اطلاعات آنها، باید کارت داخل شیار مخصوص کارتخوان مربوطه کشیده شود، دقیقاً شبیه کارتخوان‌ها یا دستگاه‌های پوز امروزی که کارت بانکی داخل شیار دستگاه پوز کشیده می‌شود تا تبادل اطلاعات صورت پذیرد. در حال حاضر کمتر از این کارت بر روی دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌شود.

دستگاه های حضور و غیاب کارتی جدید از تکنولوژی RFID ( شناسایی از طریق فرکانس‌هایی رادیویی)  و از کارتخوان‌های بدون تماس (contactless) استفاده می‌کنند. در این روش کارت حضور و غیاب RFID در محدوده نزدیک کارتخوان قرار گرفته و اطلاعات آن توسط کارتخوان قرائت شده و تردد ثبت می‌شود.

یکی دیگر از تکنولوژی‌های نسبتاً جدید در حوزه دستگاه ورود و خروج کارتی، فناوری Qr Code است. Qr Code نوعی بارکد دو بعدی است که امکانات و کاربردهای بیشتری نسبت به بارکد دارد. از این فناوری در دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد نیز استفاده می‌شود. در این روش Qr Code موجود بر روی موبایل یا کارت، توسط دوربین یا اسکنر مخصوص خوانده شده و اطلاعات آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. کد QR بر خلاف بارکد، به صورت بدون تماس خوانده می‌شود.

انواع کارت حضور و غیاب هوشمند (RFID) و مزایای آن

کارت بدون تماس هوشمند (RFID) از سه بخش تراشه و آنتن متصل به آن، تگ RFID و قرائت‌گر تشکیل شده است. فناوری RFID علاوه بر دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد کاربردهای دیگری همچون ردیابی محصولات در تولید و حمل و نقل نیز دارد.

کارت RFID نسبت به کارت بارکدی و مغناطیسی مزایای بسیاری دارد. بر خلاف بارکد و نوار مغناطیسی که باید در شیار کارتخوان کشیده شوند، کارت بدون تماس نیاز به دید مستقیم توسط کارتخوان ندارد و در محدوده نزدیک کارتخوان نیز خوانده می‌شود. خواندن کارت بدون تماس نسبت به دو تکنولوژی دیگر بسیار سریعتر انجام می‌گیرد. بر خلاف کارت‌های حضور و غیاب بارکدی که فقط یکبار کد می‌شوند، کارت‌های ورود و خروج RFID قابلیت نوشته شدن (کد شدن) مجدد را دارند. کارت‌ های بدون تماس نسبت به دو گزینه دیگر طول عمر بیشتری نیز دارند. این نکته را در نظر داشته باشید که کارت RFID علیرغم مزایای بسیار، دارای قیمت بالاتری نسبت کارت‌های قدیمی تر است.

کارت و کارت‌خوان‌های بدون تماس با فرکانس‌های متفاوتی کار می‌کنند. دو فرکانس 125KHz و 13.56MHz عمدتاً توسط کارت‌ و کارتخوان‌های حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرند و  کارت‌خوان دستگاه های حضور و غیاب با یکی از این دو فرکانس کار می‌کند. البته با پیشرفت تکنولوژی، امکان به کارگیری دو تراشه در کارت و کارتخوان‌های بدون تماس و استفاده همزمان از دو فرکانس به صورت همزمان نیز فراهم شده است. کارت  125KHz نسبت به کارت 13.56MH  سرعت کمتری در ارسال دارد. حافظه کارت  125KHz فقط خواندنی بوده و پس از یکبار کد شدن، قابل نوشتن و تغییر نیست.

کارت 13.56MH  دارای حافظه بزرگتری است و سرعت تبادل اطلاعات در آن نیز بیشتر است. کارت 13.56MH  با نام مایفر (Mifare) نیز شناخته می‌شود. حافظه کارت مایفر قابل خواندن و نوشتن است. یعنی بعد از یکبار کد شدن، دوباره می‌توان آن را کد کرد. از کارت مایفر علاو بر دستگاه ورود و خروج کارتی و کنترل تردد در باشگاه‌های ورزشی، فروشگاه‌ها، جایگاه سوخت، حمل و نقل عمومی (مترو،‌ اتوبوس) و … نیز استفاده می‌شود. مزیت مهم کارت مایفر در این است که با رمزگذاری بر روی حافظه آن، امنیت کارت افزایش یافته و امکان دسترسی به کارت و دستکاری آن توسط افراد غیرمجاز سلب می‌شود.

مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی

مهمترین مزیت دستگاه حضور و غیاب کارتی یا دستگاه کارت زنی نسبت به سایر سیستم‌ها قیمت ارزان آن است که این مدل به یکی از پرطرفدارترین سیستم‌های ارزان قیمت تبدیل کرده است. کار با دستگاه ساعتزنی بسیار ساده است و نیازی به آموزش خاص ندارد. فقط کافی است که را در محدوده نزدیک کارتخوان نگه دارید. سرعت شناسایی و پردازش این دستگاه‌ها نیز بسیار زیاد است و در کل دستگاه ساعت زنی کارتی بسیار سریع تر از دستگاه‌های بیومتریک هستند. از این روی یکی از گزینه‌های مناسب برای حضور و غیاب کارگری، استفاده از دستگاه کارت زنی است. دقت ثبت تردد یکی دیگر از مزایای دستگاه های حضور غیاب کارتی است. یکی از مشکلات سیستم‌های بیومتریک امکان عدم شناسایی و یا تشخیص اشتباه کاربران است، اما بر روی دستگاه کارت زنی چنین مشکلاتی وجود ندارد. در کل مزایای دستگاه های کارت زنی عبارتند از :

• قیمت پائین و ارزان
• هزینه نگهداری و تعمیرات پائین
• عملکرد ساده
• سرعت شناسایی بالا و با دقت زیاد
• مناسب برای تعداد زیاد پرسنل به خصوص کارخانه ها (کارت حضور و غیاب کارگری)

دستگاه‌ حضور و غیاب کارتی، علیرغم دارا بودن مزیت‌های بسیار، معایبی نیز دارد. به طور مثال یکی از مهم‌ترین چالش‌ها بر روی این دستگاه‌ها، کارت زدن پرسنل به جای یکدیگر است. به این صورت که پرسنل به راحتی می‌توانند با همراه داشتن کارت همکاران خود، برای آنها نیز ورود یا خروج ثبت کنند. برای جلوگیری از چنین رفتارهایی، علاوه بر فرهنگ سازی باید نظارت بیشتری در زمان ثبت ورود و خروج‌ها توسط نگهبان یا دوربین‌های مداربسته صورت گیرد. علاوه بر این امکان نصب دوربین داخلی بر روی بعضی از دستگاه‌ها فراهم است. این دوربین‌ها در زمان ثبت ورود و خروج یک عکس از کارکنان اسکن و ذخیره می‌کند و به این ترتیب در صورت می‌توان سوء استفاده احتمالی بعضی از پرسنل را به راحتی تشخیص داد. یکی دیگر از مشکلات دستگاه های حضور و غیاب کارتی، احتمال گم شدن، شکستن و یا فراموش کردن کارت است. بعضی از مواقع کارکنان کارت خود را در منز جا می‌گذارند و یا کارت حضور و غیاب را گم می‌کنند و در این صورت امکان ثبت تردد بر روی دستگاه برای آنها فراهم نیست. بنابراین دو مشکل اساسی بر روی دستگاه های کارتزنی عبارتند از :

• احتمال سوء استفاده کارکنان (کارت زدن به جای همکاران)
• احتمال فراموشی، گم شدن و شکستن کارت ورود و خروج پرسنل

این نکته هم را در نظر بگیرید که در حال حاضر دستگاه کارت زنی به عنوان یک ماژول ثبت حضور و غیاب به تنهایی کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما بیشتر دستگاه‌ها در کنار روش‌های شناسایی مختلف از کارت هم استفاده می‌کنند. به طور مثال بیشتر دستگاه‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره، دارای کارتزنی نیز می‌باشند و می‌توانید از کارت به تنهایی و یا در کنار سایر روشها استفاده نمائید. به طور مثال از جمله سیستم‌ هایی که دارای کارتخوان نیز می‌باشند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دستگاه حضور و غیاب کارتی – اثر انگشتی تیارا
• دستگاه حضور غیاب کارتی – انگشتی Timex-plus
• سیستم کارت زنی – انگشتی TFinger501
• دستگاه حضور غیاب کارتی – انگشت F22

سؤالات متداول