حضور و غیاب کارمندان – غیبت و تأخیر در قانون کار

بحث مدیریت ورود و خروج کارکنان یکی از دغدغه‌های اصلی در ادارات مختلف دولتی و شرکت‌های خصوصی است که رابطه مستقیمی با عملکرد و کاراریی پرسنل در محیط کار دارد. سازمان‌ها با ایجاد قوانین و آئین‌ نامه‌ها سعی در نظام‌مند کردن رفت و آمد کارمندان و کارگران به محل کار دارند. در این آیین نامه‌ها لزوم حضور به موقع در شرکت و موارد تنبیهی مربوط به تأخیر یا غیبت گنجانده می‌شود.

 

 

آئین نامه حضور و غیاب کارمندان

مقررات حضور و غیاب پرسنل معمولاً به صورت آیین نامه‌های ابلاغ شده و در معرض دید قرار می‌گیرد. به طور مثال در تصویر زیر نمونه‌ای از آیین نامه حضور و غیاب کارکنان دولت را مشاهده می‌کنید.

هر کسب و کاری باید موارد زیر را در آئین‌نامه یا مقررات حضور و غیاب خود در نظر بگیرد :

• ساعات دقیق ورود و خروج (ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل)
• لزوم حضور به موقع در محل کار ( ثبت تردد توسط دستگاه ساعت زنی)
• نحوه درخواست و تأیید مرخصی پرسنل
• تأخیر و تعجیل پرسنل در ورود و خروج
• نحوه محاسبه تأخیر و تعجیل ( کسر کار )
• جریمه کسر کار (تاخیر و تعجیل)
• غیبت موجه و غیر موجه (عدم حضور در محل کار)
• جریمه غیبت غیر موجه

 

غیبت و تأخیر کارکنان در قانون کار

علیرغم اینکه یکی از تعهدات کارکنان نسبت به کارفرما، حضور  به موقع در محل کار است، اما یکی از مسائل مبتلابه در تمامی مشاغل و کسب و کارها، بی‌نظمی برخی از کارکنان در حضور و غیاب است. به طوری بیشترین تخلف در میان پرسنل، مربوط به تأخیر و غیبت غیر موجه است. در این بخش راجع به تأخیر و غیبت کارکنان ، نکات مربوط به تأخیر و غیبت غیر موجه در قانون کار و نحوه محاسبه، نامه اخطار و جریمه آن صحبت خواهیم کرد با ما در مجله حضور و غیاب همراه باشید. در ویدئوی زیر توضیحاتی راجع به تفاوت غیبت با ترک کار و جرایم مربوط به آن آمده است.

 

 

---

محصولات مرتبط با مدیریت حضور و غیاب کارمندان

---

 

نمونه نامه اخطار و تذکر کتبی به پرسنل

در ادامه یک نمونه نامه تذکر / اخطار کتبی به پرسنل / کارگر بابت بی انضباطی در محیط کار را مشاهده می کنید.

 

نمونه متن نامه اخطار بابت تاخیر و بی انضباطی

 

تعریف تأخیر و غیبت در قانون کار چیست ؟

تأخیر : عدم حضور به موقع در محل کار (حضور بعد از ساعت شروع کار)

تعجیل : خروج زودتر از ساعت مقرر (پایان کار)

غیبت : عدم حضور در محل کار بدون اخذ مجوز

تأخیر در ورود یا تعجیل در خروج و غیبت، به عنوان تخطی از مقررات قانون کار محسوب شده و علاوه بر کسر مدت زمان آن از ساعت کاری، می‌تواند مشمول جرایم دیگر نیز گردد.

 

تأخیر و تعجیل مجاز چیست ؟

بعضی از مشاغل تلورانس یا فرجه‌ای برای ورود و خروج پرسنل در نظر می‌گیرند. به طور مثال در یک شرکت ساعت ورود 8 و ساعت خروج 16 است. در این شرکت فرجه 15 دقیقه‌ای برای ورود و فرجه 10 دقیقه‌ای برای خروج در نظر گرفته می‌شود. در این وضعیت اگر پرسنل تا 8:15 در محل کار حاضر شوند، مشمول کسر کار و جریمه نمی‌شوند. به این حالت تأخیر مجاز گفته می‌شود. اما اگر ساعت ورود 8:16 ثبت شود، 16 دقیقه کسر کار برای فرد مورد نظر محاسبه می‌شود. در زمان خروج نیز کارکنان می‌توانند بعد از ساعت 15:50، خروج خود را بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. به این حالت تعجیل مجاز می‌گویند.

آیا تأخیر و تعجیل مشمول جریمه می‌شود ؟

در حالت نرمال، به ازاء زمانی که پرسنل تأخیر در ورود یا تعجیل در خروج داشته‌اند، از ساعات کاری آنها کسر شده و بابت این زمان حقوقی به آنها تعلق نمی‌گیرد.

به جز این حالت، جریمه ‌ای برای تأخیر و تعجیل در قانون کار در نظر گرفته نشده است. مگر اینکه شرکت سیاست و مقررات خاصی در این زمینه داشته باشد.

بعضی از شرکت‌های خصوصی مقررات خاص خودشان را در مواجه با تأخیر و تعجیل پرسنل دارند. کسر دو برابر از ساعات کار یا کسر یک روز کاری از جمله جرایمی هستند که برخی از کارفرمایان در این مورد برای پرسنل خاطی در نظر می‌گیرند.

بعضی از شرکت‌ها انعطاف بیشتری در مواجه با تأخیر پرسنل دارند و از حالت شناوری برای رفع مشکل استفاده می‌کنند. در حالت شناوری تأخیر در ورود با اضافه کار آخر وقت سر به سر می شود. به طور مثال فردی که 30 دقیقه تأخیر در ورود داشته است، 30 دقیقه از اضافه کار آخر وقت او کسر خواهد شد.

نمونه متن نامه اخطار بابت تأخیر و بی انضباطی

 

غیبت موجه در قانون کار

 هر پرسنلی پس از استخدام موظف است در ساعات و روزهای تعیین شده در محل کار خود حضور داشته باشد. عدم حضور در محل کار در صورتی که مرخصی یا مأموریت نباشد، غیبت محسوب خواهد شد. بنابراین عدم حضور در محل کار بدون هماهنگی قبلی و اخذ مجوز، غیبت به شمار می‌رود.

توجه داشته باشید که عدم حضور در محل کار در روزهای تعطیل ، غیبت محاسبه نمی‌شود. همچنین در صورت اخذ مجوز و استفاده از مرخصی‌های قانونی ، جریمه‌ای بابت حاضر نبودن در محل شرکت، متوجه پرسنل نخواهد شد.

علاوه بر این ممکن است  شخص به هر علتی که خارج از حدود قدرت و اختیار او می‌باشد و در بعضی از شرایط خاص، نتواند در محل کار حاضر شود. در این صورت غیبت او موجه است. شرایط زیر غیبت موجه به شمار می‌آید :

• تولد فرزند (حداکثر 2 روز)
• فوت بستگان درجه یک مانند پدر، مادر، همسر و فرزند (حداکثر 1 هفته)
• فوت بستگان درجه دو مانند خواهر و برادر (حداکثر ۴ روز)
• بیماری فرد که به تأیید پزشک معالج معتمد سازمان تامین اجتماعی رسیده باشد. (در این وضعیت شخص می‌تواند از مرخصی استعلاجی استفاده نماید.)
• احضار توسط مراجع قضائی جهت ادای شهادت و مشابه آن ( باید به تأیید مسئولین مربوطه برسد، یا گواهی مراجع قانونی مربوطه ارائه شود)
• هر یک از شرایط ذکر شده، باید حداکثر تا ۴۸ ساعت به اطلاع مدیریت شرکت یا مسئول مربوطه برسد. تشخیص صحت و سقم هر یکی از موارد با مدیریت شرکت است. در صورت وجود اختلاف، کمیته انضباطی کار مرجع رسیدگی خواهد بود.

غیبت غیر موجه در قانون کار چیست ؟ | جریمه و تنبیهات مرتبط با آن

عدم حضور در محل کار، وقتی تخلف محسوب می‌شود که غیر موجه باشد. یعنی شخص با آگاهی و  اراده شخصی در محل شرکت حضور نیابد. بنابراین برای درج غیبت باید دو شرط فراهم باشد :

• عدم حضور در محل کار با اراده شخصی
• عدم حضور بدون هماهنگی و اخذ مجوز از مسئول مربوطه

بنابراین غیبت غیر موجه در قانون کار به شرطی لحاظ می‌شود که دو شرط بالا را داشته باشد.

عدم حضور در محل کار مشمول دریافت حقوق و مزایای جانبی آن نخواهد شد و به تعداد روزهای غیبت از حقوق و مزایای فرد خاطی کسر خواهد شد.

قانون گذار جریمه و تنبیهاتی برای غیبت در نظر نگرفته است. هر شرکت می‌تواند بر اساس سیاست و آئین‌نامه انضباطی خود و یا با نظر مدیریت با آن برخورد کند.

به طور مثال بعضی از کسب و کارها، دو برابر روزهای غیبت را از حقوق و دستمزد پرسنل کسر می‌کنند.

 به دلیل اینکه غیبت و تأخیر و تعجیل، بی انضباطی محسوب شده و در صورت استمرار می‌تواند نظم شرکت را به هم بریزد. معمولاً با آن برخورد قاطعی صورت می‌گیرد. شرکت‌ها علاوه بر کسر کاری و عدم پرداخت دستمزد و مزایای مرتبط با آن به ترتیب تنبیهات زیر را در صورت استمرار بی‌نظمی در ورود و خروج در نظر می‌گیرند:

• اخطار شفاهی
• توبیخ یا اخطار کتبی
• توبیخ (اخطار) کتبی با درج در پرونده پرسنل خاطی
• بررسی موضوع در شورای انضباطی و ارائه پیشنهاد به مدیریت در خصوص ادامه یا قطع همکاری با فرد خاطی

در ادامه نمونه نامه اخطار راجع به غیبت غیر موجه پرسنل قرار داده شده که میتوانید از آن استفاده نمائید.

نمونه نامه به مدیر بابت عدم حضور (غیبت غیر موجه)  کارکنان در محل کار

 

نمونه نامه اخطار غیبت غیر موجه (متن نامه عدم حضور و در محل کار)

درباره اخطارها و جرایم غیبت به صورت خلاصه در قوانین کار و تأمین اجتماعی هم صحبت شده است، برای مشاهده این قوانین اینجا کلیک کنید.

نکته بسیار مهم : اگر غیبت پرسنل موجب ایجاد خسارت ناشی از عدم انجام مسئولیت و وظیفه محوله به شخص گردد، جبران خسارت بر عهده پرسنل خاطی خواهد بود. البته به شرطی که این موضوع در آئین نامه انضباطی شرکت تدوین و به تصویب اداره کار رسیده باشد. در صورت اختلاف در این موضوع، نظر شورای حل اختلاف اجرا خواهد شد.

 

ماده 27 قانون کار چیست ؟

 ماده 27 قانون کار به صراحت به موضوع اخراج پرسنل خاطی می‌پردازد.

“ اگر هر یک از کارکنان در انجام کارها و وظائف محوله کوتاهی کرده و یا آئین‌نامه‌های انضباطی شرکت را به صورت مستمر (علیرغم دریافت تذکرات کتبی) نقض نماید، کارفرما می‌تواند در ‌صورت اعلام نظر مثبت شورای اسلامی کار، با پرداخت مطالبات، حق سنوات  و حقوق معوقه، قرارداد کار فرد خاطی را فسخ نماید. “

شرکت‌هایی که فاقد شورای اسلامی کار هستند، باید نظر مثبت انجمن صنفی را در این مورد کسب کنند. در صورتی که اختلاف با توافق حل نشود،  به هیأت ‌تشخیص  و حل اختلاف ارجاع داده خواهد شد. در مدت رسیدگی به پرونده در مراجع حل اختلاف، قرارداد‌ شخص به حالت تعلیق در می‌آید.

بی انضباطی ، تأخیر و غیبت غیر موجه از جمله مواردی هستند که کارفرما می‌تواند با استفاده به ماده 27 قانون کار، اقدام به جرایم بیشتر و حتی اخراج پرسنل کند.

 

راهکارهایی برای کاهش تأخیر و غیبت کارمندان

1. در زمان استخدام و شروع به کار، مقررات مربوط به حضور و غیاب را به پرسنل جدید گوشزد کنید. در صورت لزوم می‌توانید نکات مهم حضور و غیاب مانند روزها و ساعات کاری، ساعت ورود و خروج، مرخصی، غیبت و تأخیر را در برگه قرارداد قید نمایید.
2. پایبندی به آئین‌نامه‌های انضباطی و ضوابط حضور و غیاب در مورد تمامی کارکنان امری ضروری است. نمی‌شود تمامی پرسنل را ملزم به رعایت مقررات حضور و غیاب کنید، اما به بعضی از آنها اجازه بدهید این مقررات را رعایت نکنند. برخوردهای تبعیض‌آمیز، نارضایتی کارکنان را در پی داشته و بی‌نظمی‌ها را بیشتر خواهد کرد. علاوه بر این اگر خودتان نیز رأس ساعت و حتی کمی زودتر در محل شرکت حاضر شوید، به کارکنان‌ خود اهمیت ورود و خروج منظم را یادآوری خواهید کرد.
3. برخورد عجولانه با کارکنانی که برای بار اول تأخیر یا غیبت دارند، چندان منطقی نیست. تأخیر و غیبت پرسنل، همیشه نشان‌دهنده بی مسئولیتی آنها نیست. شاید شخص دلایل موجهی برای غیبت یا تأخیرهای خود داشته باشد. ترافیک شهری، خرابی خودرو، مشکلات خانوادگی، بیماری یکی از اعضاء خانواده، و بسیاری از دلایل موجه دیگر می‌تواند دلیل بی‌نظمی باشد. بنابراین در مواجه با بی‌نظمی‌ها سریع تصمیم نگیرید. می‌توانید با گفتگوی دوستانه و رو در رو ، از دلایل بی نظمی آنها آگاهی یافته و در صورت بروز مشکل، تا حد امکان کمک حالشان باشید.
4. تأخیر و غیبت‌های مستمر پرسنل، می‌تواند نشانه‌ نارضایتی آنها از شرایط کاری باشد. زیرا رابطه معکوسی بین رضایت شغلی و غیبت وجود دارد.می‌توانید برای بار اول از خطای پرسنل چشم پوشی کنید، اما در صورت تکرار، حتماً‌ آنها را برای اداء توضیحات فرا بخوانید. در صورتی که تأخیر یا غیبت‌های افراد ادامه دار بود با پرسنل بی‌نظم و بی‌مسئولیت جدی تر برخورد کنید.
5. گفتگوی مستقیم این نکته را به پرسنل گوشزد می‌کنید که حضور به موقع آنها در شرکت برای شما اهمیت بسیاری دارد. از طرف دیگر نادیده گرفتن بی‌نظمی‌ها، این پیام را برای کارکنان ارسال می کند که نظم و انضباط در حضور و غیاب برای شما چندان اهمیت ندارد.
6. حتماً‌ از یک سیستم حضور و غیاب برای مدیریت ورود و خروج پرسنل خود استفاده نمائید. گزارشات سیستم حضور و غیاب می‌تواند راهگشای شما در رفع بسیاری از مشکلات باشد. با داشتن آمار دقیق تأخیرها و غیبت ها در بازه های زمانی مختلف، می‌توانید عملکرد پرسنل و بخش‌های مختلف را بهتر ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری بگیرید.
7. حضور به موقع در محل کار با تعهد و اخلاق کاری پرسنل ارتباط مستقیم دارد. اگر در زمان استخدام پرسنل دقت بیشتری به خرج دهید، قطعاً پرسنل مشتاق کار و متعهد جذب مجموعه کاری شما خواهد شد و در ادامه کمتر با مشکلات بی‌نظمی روبرو خواهید شد.
8. منابع انسانی بخشی است که وجود آن برای هر سازمانی ضروری است. این بخش با تمامی کارکنان شرکت در ارتباط است . البته در شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک شاید بخشی به این نام وجود نداشته باشد. اما یکی از مدیران رده بالای شرکت می‌توان مدیریت منابع انسانی را نیز بر عهده بگیرد. مدیریت صحیح نیروی کار فواید بسیاری برای سازمان شما خواهد داشت که یکی از آنها کاهش بی‌نظمی‌هاست.

 

سؤال : برای دانلود نمونه نامه اخطار بابت تأخیر و بی انضباطی پرسنل و نمونه نامه تذکر کتبی چکار کنیم ؟

نمونه نامه های اخطار به پرسنل به صورت تصویر با فرمت JPEG در پست قرار داده شده است، برای دانلود هر یک از این تصاویر ، روی آنها کلیک راست کرده و گزینه Save Image as  را انتخاب نمائید.

 

امیدوارم که این بخش از مجله حضور و غیاب مورد توجهتون واقع شده باشه. در این پست راجع به انواع بی انضباطی پرسنل در ورود و خروج به خصوص غیبت غیر موجه در قانون کار صحبت کنیم. با توجه به اینکه تعدادی از دوستان درخواست کرده بودند، نمونه متن نامه اخطار بابت تأخیر، بی انضباطی و غیبت و عدم حضور در محل کار پرسنل را در این مقاله بگذاریم، بنابراین تعدادی نمونه نامه تذکر کتبی و اخطار در این بخش قرار گرفت که امیدوارم مورد پسندتون واقع شده باشه. لطفاً اگه نظر یا پیشنهادی درباره غیبت غیر موجه و جریمه و اخطار مرتبط با آن، نمونه نامه اخطار بابت تأخیر و بی انضباطی و موارد مشابه داشتید، در بخش دیدگاه ها درج کنید.